Email Warm-Up 101: o que significa, por que é importante e como funciona

Olga Zamiatina 12 Feb 2024

Imagine que você tem uma ótima campanha de e-mail planejada. Você planejou uma sequência de e-mails personalizados com linhas de assunto e CTAs fortes, tem uma lista de clientes potenciais interessados e mal pode esperar para começar. Você clica em enviar, senta e espera as respostas chegarem.

Só que elas não chegam. Você não recebe nada de volta. Zero respostas, zero cliques e zero aberturas. Como isso é possível?

Bem, e-mails bons e personalizados e uma lista relevante são importantes, mas nada disso importa se os seus e-mails não estiverem sendo entregues. Embora vários fatores possam afetar sua taxa de entrega, um dos mais importantes é a reputação do remetente.

É nesse ponto que o aquecimento de e-mail entra em ação.

Nesta postagem, veremos mais detalhadamente o que isso significa exatamente, por que é tão importante e as melhores maneiras de aquecer seu endereço de e-mail.

O que é aquecimento de e-mail?

O aquecimento de e-mail refere-se à prática de enviar um número cada vez maior de e-mails de uma nova conta de e-mail com o objetivo de criar uma reputação positiva com os provedores de e-mail e evitar filtros de spam.

Anteriormente, era possível fazer o aquecimento de um e-mail com base apenas no número de e-mails enviados. Se uma conta de e-mail totalmente nova enviar 15 e-mails no primeiro dia de uso, isso parece razoável. Se ela passasse de zero para mil e-mails em um dia, isso pareceria suspeito. Desde que os números estivessem corretos, você poderia estar construindo uma boa reputação.

Atualmente, os provedores de serviços de e-mail (ESPs) levam em conta fatores adicionais ao tentar avaliar sua reputação. Sendo mais específico, eles analisam como os destinatários interagem com suas mensagens. Seus e-mails estão sendo abertos, respondidos e marcados como importantes? Ou estão sendo ignorados, excluídos e marcados como spam? Para manter essa reputação positiva, o aquecimento de e-mail agora precisa mostrar que os destinatários encontram valor em seus e-mails.

Ao definir o aquecimento de e-mail, há algumas distinções importantes a serem feitas. O aquecimento de um domínio totalmente novo (por exemplo, example.com) levará mais tempo do que o aquecimento de uma nova conta de e-mail em um domínio existente (por exemplo, name@example.com). Você deve pensar em ambos os aspectos ao aquecer um endereço de e-mail.

Por que você precisa aquecer seu e-mail?

Talvez você esteja se perguntando por que deveria se preocupar com um processo separado de aquecimento de e-mail. Afinal, se você vai enviar e-mails de qualquer maneira, por que não usar sua nova conta para conversar com possíveis clientes potenciais (em uma escala menor, para começar)?

Diferentemente de uma campanha de e-mail tradicional, o aquecimento de e-mail é projetado especificamente para melhorar a capacidade de entrega. Mesmo as melhores campanhas de marketing por e-mail para listas altamente engajadas ainda podem ter baixas taxas de abertura e de resposta. Basta que algumas pessoas marquem sua campanha como spam e você pode acabar na lista negra.

email warmup

Consequentemente, há vários motivos para aquecer uma conta de e-mail antes de usá-la para divulgação.

O aquecimento de e-mail constrói (ou repara) a reputação do remetente

Como já mencionamos, o aquecimento de e-mail tem a ver com a construção de uma reputação positiva. Para garantir que os usuários tenham a melhor experiência possível, provedores como o Gmail e o Outlook verificam a reputação do remetente antes de permitir o envio do e-mail.

Quando você configura uma conta de e-mail pela primeira vez, ela tem uma reputação neutra. A partir desse momento, todas as ações que você e seus destinatários de e-mail realizarem serão avaliadas e usadas para pontuar essa reputação. As ações que parecem ser atividades normais e cotidianas de um usuário de e-mail (como enviar e receber alguns e-mails por dia) contribuem para uma reputação positiva.

Por outro lado, o envio de um grande número de e-mails que são ignorados ou marcados como spam diminuirá sua reputação. Se essa reputação cair muito, os provedores não aceitarão mais seus e-mails.

Ao enviar e receber e-mails de forma natural, o aquecimento de e-mail ajuda a construir essa reputação, quer você esteja começando do zero ou tentando reparar uma reputação danificada.

O aquecimento de e-mail melhora a capacidade de entrega para o alcance de vendas

Há muitos fatores envolvidos em um e-mail de vendas de alto desempenho. Infelizmente, as técnicas usadas em e-mails de vendas eficazes podem levantar suspeitas junto aos provedores.

Por exemplo, o uso de imagens personalizadas em seu alcance é uma ótima maneira de chamar a atenção do leitor. Infelizmente, os spammers também usarão imagens em vez de palavras para tentar burlar os filtros. Isso torna qualquer imagem incluída em um e-mail uma possível bandeira vermelha e sujeita ao escrutínio do provedor.

Da mesma forma, um e-mail de vendas geralmente inclui um link como parte de sua CTA, seja para marcar uma consulta ou ver uma demonstração do produto. No entanto, embora os serviços de encurtamento de URL (como o bit.ly) sejam populares e façam com que seus links pareçam muito mais organizados do que uma longa e complicada sequência de texto, eles também são usados por spammers para direcionar erroneamente os destinatários de e-mail para um endereço diferente.

Seguindo as práticas recomendadas de capacidade de entrega de e-mail, como garantir que pelo menos 80% da sua mensagem seja texto e usar links completos para domínios de alta autoridade, você pode evitar filtros de spam.

Se quiser aumentar ainda mais o posicionamento na caixa de entrada, certifique-se de fazer um aquecimento adequado da conta usando exatamente os modelos de e-mail e as assinaturas que você usará para divulgação. O fato de essas mensagens serem abertas e respondidas dará um sinal claro aos provedores de que essas imagens e links são seguros, confiáveis e podem ser enviados para as caixas de entrada dos destinatários.

O aquecimento de e-mail ajuda a ampliar seu alcance mais rapidamente

Embora possa parecer um processo demorado, o aquecimento de e-mail reduz drasticamente o tempo necessário para criar sua reputação. O aquecimento manual de sua conta de e-mail pode ser feito em duas ou três semanas. Em seguida, você pode começar a enviar e-mails frios, aumentando gradualmente o número de e-mails a cada poucos dias (veja o exemplo de estrutura de aumento de 3 dias abaixo).

o que é warm up

O processo pode ser concluído ainda mais rapidamente através do uso de uma ferramenta dedicada e automatizando esses e-mails de aquecimento, como veremos na próxima seção.

Embora você possa pular o aquecimento e ir direto para a sua campanha de e-mail, levará muito tempo até que você comece a ver os sinais positivos que alimentam essa reputação. Pior ainda, apenas alguns destinatários insatisfeitos podem prejudicar essa reputação e tornar o processo ainda mais demorado.

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Como aquecer sua conta de e-mail

Há duas maneiras principais de aquecer uma conta de e-mail. Você pode fazer isso manualmente ou pode automatizar o processo com uma ferramenta dedicada de aquecimento de e-mail.

Aquecimento manual de e-mail

O aquecimento manual de uma conta de e-mail é geralmente considerado a opção mais segura, pois você tem controle total sobre o processo. Basta começar a enviar e-mails para contas amigáveis.

Você pode começar com contas de e-mail que possui, como aquela conta do Hotmail que ainda tem da escola ou sua conta pessoal do Gmail. No entanto, a menos que você tenha uma grande coleção de contas de e-mail, precisará da ajuda de outras pessoas. Entre em contato com amigos, familiares, colegas e qualquer outra pessoa que não se importe em fazer um favor a você. O ideal é enviar e-mails para a maior variedade possível de contas, para que você possa construir sua reputação com diferentes provedores.

Lembre-se de que o envolvimento também é um fator importante. Peça aos destinatários que abram suas mensagens, respondam a elas e marquem as mensagens como importantes. Se uma mensagem for parar na pasta de spam, peça a eles que a movam para a caixa de entrada e a marquem como segura.

O aquecimento de sua conta de e-mail dessa forma é gratuito, mas requer um pouco de tempo e paciência (além de alguns amigos e familiares muito compreensivos).

Aquecimento automatizado de e-mail

Se não quiser passar horas enviando e respondendo a mensagens de aquecimento, você sempre pode usar uma ferramenta dedicada de aquecimento de e-mail para automatizar o processo. Basta conectar sua conta de e-mail ao serviço e, em seguida, sentar-se e observar o crescimento de sua reputação de remetente.

Essa é uma maneira rápida e fácil de construir sua reputação, mas é importante escolher a ferramenta certa. Antes de se inscrever em um serviço de aquecimento de e-mail, verifique exatamente como ele funciona. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas ao considerar diferentes ferramentas.

Elas usam contas reais para criar reputação ou usam contas de e-mail gratuitas/temporárias?
Eles enviam mensagens reais ou estão enviando textos ininteligíveis e sem sentido?
Eles apenas enviam e recebem mensagens ou também garantem que essas mensagens sejam adequadamente utilizadas?

Tudo isso pode ter um impacto real na reputação de seu remetente.

Lista de verificação de capacidade de entrega de e-mail (incluindo ferramentas comprovadas)

Não importa a qualidade do seu modelo ou a personalização dos seus e-mails se eles forem destinados à pasta de SPAM.

Siga esta lista de verificação para fazer amizade com os filtros de SPAM e garantir a máxima capacidade de entrega de seus e-mails de divulgação.

Avançando com o alcance de seus e-mails

Como dissemos anteriormente, geralmente leva de duas a três semanas para que sua conta de e-mail recém-criada esteja pronta para divulgação. Se você seguir um cronograma de envio consistente e garantir um envolvimento positivo, sua reputação de remetente poderá ser construída ainda mais rapidamente.

No entanto, isso não significa que você possa lançar uma sequência de alcance frio em grande escala no dia seguinte. A pressa em aumentar o número de e-mails enviados provavelmente resultará em problemas de capacidade de entrega e poderá prejudicar seriamente sua reputação.

Nesse caso, há duas coisas a considerar:

Primeiro, aumente gradualmente o volume de envio para evitar levantar qualquer sinal de alerta. Você pode seguir o cronograma apresentado acima para aumentar de forma consistente o número de e-mails enviados diariamente, ampliando com segurança o seu alcance.
Em segundo lugar, mantenha seu aquecimento ativado, mesmo que já tenha atingido a taxa de entrega desejada. Ao enviar mensagens automatizadas que garantem alto engajamento junto com seus e-mails frios, você nivelará possíveis alterações na pontuação do remetente.

Considerações finais

Embora possa não ser a primeira coisa em que você pensa quando se trata de divulgação de vendas, o aquecimento de e-mail é uma parte essencial de qualquer campanha de e-mail. Tanto antes quanto durante o alcance frio, o aquecimento de e-mail melhora a capacidade de entrega e significa que os clientes em potencial têm maior probabilidade de ver seu e-mail.