Comment écrire des courriels à froid qui convertissent, selon les données [Reply Research]

Au cours des sept dernières années passées dans le développement des ventes, j’ai tout fait – de la recherche de prospects à l’invention de tactiques de personnalisation créatives. Mais la partie la plus difficile de mon travail a toujours été la rédaction de modèles.

Comprendre comment rédiger des e-mails de vente à froid est essentiel pour tout DTS moderne.

Bien que des outils innovants tels que notre assistant de vente IA (un rédacteur d’e-mails froids IA) simplifient définitivement cette tâche fastidieuse, il est toujours bon de savoir si l’on avance dans la bonne direction en examinant les données concrètes.

Dans ce travail de recherche, nous avons combiné les idées clés sur la façon de rédiger un e-mail froid qui est ouvert et reçoit une réponse avec les meilleures pratiques éprouvées après des années de campagnes de prospection commerciale et des données concrètes.

Nous avons ainsi créé un guide de l’e-mail froid, de la structure du modèle à la longueur optimale de l’e-mail en passant par le timing, et sommes impatients de vous le partager.

Avertissement : Les performances moyennes des e-mails analysés que nous avons utilisés comme référence dans cette étude affichent un taux de réponse de 3,02% et un taux d’intérêt de 22,99%.

Règles d’or de la prospection par courrier électronique à froid

Tout d’abord, examinons rapidement les aspects les plus importants de la rédaction d’e-mails froids efficaces avant de nous plonger dans les détails :

• Concentrez-vous sur le PIC et le PPI (Profil du client idéal et Persona de l’acheteur idéal) → même le meilleur modèle d’e-mail à froid ne fonctionnera pas si vous ciblez les mauvais prospects.
• Soyez pertinent → même le meilleur modèle d’e-mail ne fonctionnera pas si votre offre n’est pas quelque chose à laquelle ils pensent en ce moment.
• Les gens n’achètent pas votre produit → ils achètent des solutions pour accomplir leurs tâches et résoudre leurs problèmes spécifiques.
• Ne vendez jamais quelque chose immédiatement par le biais d’e-mails froids → la prospection à froid fonctionne mieux si vous êtes poli et si vous faites preuve de tact.
• Configurez correctement votre infrastructure d’approche à froid → domaines, boîtes de réception, limites d’envoi, délivrabilité, etc.
• Ne soyez pas pressant ou vendeur → cela peut sembler controversé et contre-intuitif, mais notre objectif est d’entamer une conversation, pas de conclure une affaire.
• Utilisez un langage poli et évitez l’impératif ou les appels à l’action forts → par exemple, au lieu de ce CTA :

utilisez celui-ci :

Si ces règles d’or guident l’efficacité de l’e-mailing en favorisant des taux d’ouverture et de réponse plus élevés, il faudra également s’attacher aux petits détails tels que la longueur optimale, le moment choisi, le contenu et bien d’autres encore pour que le travail soit bien fait.

Sans plus attendre, entrons dans les détails de la rédaction d’e-mails de prospection à froid pour la vente.

Structure du modèle d’e-mail à froid

Votre modèle d’e-mail doit être bien structuré et contenir les éléments suivants :

• Ligne d’objet
• Message d’accueil
• Introduction
• La raison de la prise de contact
• Proposition de valeur
• CTA
• Phrase P.S. ou brise-glace
• Signature

Examinons maintenant les meilleures pratiques pour chacun de ces éléments qui, ensemble, forment un e-mail froid puissant.

Ligne d’objet

→ 1 à 5 mots maximum (adapté aux mobiles) ; les lignes d’objet plus longues seront moins ouvertes.

→ N’utilisez pas d’objet en CAPS LOCK.

→ Vous pouvez utiliser des chiffres comme preuve sociale.

→ N’utilisez pas Re : et Fwd : pour simuler des réponses ou des transferts.

→ N’envoyez jamais de courriels dont l’objet est vide (cela va sans dire).

→ Évitez d’utiliser des points d’interrogation ( ?) ou d’exclamation ( !).

→ Pas de mots accrocheurs, ni de mots à la mode.

Salutation

Commencez votre e-mail par une formule de politesse, car c’est l’un des rituels les plus répandus dans les cultures du monde entier. Pourtant, cela reste une manière polie et correcte d’attirer l’attention de quelqu’un.

Voici quelques conseils sur la manière de commencer un courriel à froid :

→ Tout d’abord, utilisez les formules de politesse les plus courantes : « Hi » et « Hello ».

→ En fonction de votre public, vous pouvez également utiliser « Hey ».

→ Évitez d’utiliser « Cher Monsieur », « Chère Madame », « Cher Monsieur/Madame ».

→ Évitez d’utiliser « Bonjour » ; ajoutez toujours la variable {{Prénom}}.

Introduction 

Il peut sembler intimidant de savoir comment rédiger une introduction pour un courriel froid, mais en réalité, elle doit être légère et amicale, comme vous le feriez dans la vie réelle.

Une phrase comme « Vlad from Reply here – an email outreach automation tool for sales and growth teams » (Vlad de Répondez ici – un outil d’automatisation de l’envoi d’e-mails pour les équipes de vente et de croissance) aide à :

→ Identifier rapidement le nom de l’expéditeur (peut-être même qu’il me connaît).

→ Reconnaître rapidement la société de l’expéditeur (peut-être connaissent-ils déjà notre société).

→ Présenter rapidement notre entreprise et ce que nous faisons.

→ Nous pouvons même créer un lien hypertexte avec le nom de l’entreprise, afin que les destinataires puissent facilement consulter notre site web.

La raison de la sensibilisation

La raison de la prise de contact est l’un des éléments les plus importants de la rédaction de bons courriels à froid.

Ainsi, lorsque vous envoyez un courriel à quelqu’un, posez-vous toujours la question suivante : « Pourquoi est-ce que je m’adresse à cette personne ?

Pour donner un but à votre courriel, commencez votre « raison de la prise de contact » par des phrases telles que : « J’ai vu, j’ai lu, j’ai entendu » : J’ai vu, j’ai lu, j’ai entendu, j’ai remarqué, j’ai regardé, j’ai écouté, etc.

Ensuite, utilisez cette « raison de la prise de contact » pour établir un lien avec votre proposition de valeur, ce qui rend l’e-mail plus authentique et plus personnalisé :

• J’ai vu que vous alliez doubler votre équipe SDR. → Je suis curieux de savoir comment vous gérez les plans de rémunération au fur et à mesure que vous vous développez.
• J’ai vu que vous aviez ouvert un nouveau bureau à Londres ? → Je suis curieux de savoir si vous avez rempli tous les documents juridiques.
• J’ai vu que vous avez fondé une nouvelle startup ? → Je suis curieux, avez-vous pensé au référencement pour poursuivre votre croissance ?

Proposition de valeur

La proposition de valeur est la partie la plus importante de tout modèle et fait partie intégrante de la façon de rédiger des courriels à froid en B2B.

Elle se compose généralement d’une ou deux phrases qui expliquent comment vos services, votre produit, votre idée ou votre partenariat aideront votre interlocuteur à résoudre ses difficultés.

Voici quelques règles d’or en matière de « proposition de valeur » :

→ 1 à 2 phrases

→ Généralement, il s’agit d’un paragraphe distinct dans votre courriel froid.

→ met en évidence un problème que le prospect pourrait rencontrer (par exemple, une croissance lente du chiffre d’affaires)

→ Explique comment vous, votre produit ou vos services, ou une coopération avec votre entreprise, peuvent aider à résoudre ce problème (par exemple, nous pouvons aider à automatiser la prospection à froid à grande échelle).

→ Décrit les résultats de la coopération avec votre entreprise (par exemple, plus de réunions).

→ Fournit une preuve sociale (par exemple, nous avons déjà aidé un client à générer 100 réunions qui ont généré 1 million de dollars de chiffre d’affaires ; uniquement pour les appels sortants).

CTA

Les appels à l’action (CTA) sont également un élément très important lorsqu’il s’agit de planifier la rédaction de modèles d’e-mails de démarchage téléphonique.

Voici quelques règles d’or pour rédiger des CTA remarquables :

→ Utilisez au maximum une question ; 0 question est préférable.

→ Avoir un CTA clair ; éviter les CTA multiples ; se concentrer sur une action simple (répondre, réserver un appel).

→ Utilisez des CTA à faible friction et basés sur l’intérêt (par exemple : « Envie d’une conversation ? »).

→ Entamez une conversation, n’insistez pas tout de suite pour obtenir un rendez-vous.

→ Votre CTA doit être clair et direct.

Phrase P.S. ou brise-glace

L’inclusion d’une phrase d’introduction ou d’un brise-glace dans un courriel froid n’est pas obligatoire, mais elle peut contribuer à augmenter le taux de réponse. Comment rédiger un courriel froid pour la recherche ou la sensibilisation ?

En personnalisant votre signature, votre courriel restera mémorable et montrera que vous vous êtes bien renseigné, que ce soit dans le cadre d’une recherche, d’une vente ou simplement pour établir un contact.

Voici quelques idées pour briser la glace et rédiger des messages d’accueil :

→ Mentionnez leurs loisirs (par exemple, « P.S. J’ai remarqué que vous êtes un fan de la PS5. Que pensez-vous du nouveau jeu Spider-Man ? »)

→ Mentionnez leurs publications récentes sur les médias sociaux (par exemple, « J’ai adoré votre publication sur les 5 meilleurs outils d’intelligence artificielle »).

Signature

La signature est probablement la partie la moins optimisée d’un courriel froid, et de nombreux vendeurs oublient qu’il s’agit d’un élément aussi important de leur modèle que les autres lorsqu’ils les envoient.

C’est pourquoi il est également important d’optimiser les signatures pour les campagnes de prospection à froid.

Voici donc quelques conseils sur la manière de mettre en place des signatures d’e-mails froids qui améliorent la délivrabilité :

→ Utilisez des signatures simples comme « Best Regards » ou « Regards ».

→ Conseil de pro : localisez les signatures

→ Évitez les signatures lourdes en HTML, les images, et contentez-vous d’un maximum de 1 lien.

→ Les signatures en « texte brut » sont préférables.

Pour rédiger un courriel d’appel à froid convaincant, il faut accorder une attention particulière à la structure du modèle, en veillant à ce que chaque élément capte efficacement l’intérêt du destinataire et l’incite à agir.

Voici un exemple d’e-mail froid qui contient tous les éléments d’une structure de modèle gagnante :

Cette structure fonctionne parfaitement pour nous et pour d’autres entreprises de vente B2B, mais il est certainement judicieux de la modifier légèrement lorsque vous créez des modèles d’e-mails froids pour votre public spécifique.

P.S. N’oubliez pas vos suivis ! Apprenez à rédiger un e-mail froid de suivi qui ravivera l’attention de vos prospects en suivant notre guide compact.

Quelle doit être la longueur d’un e-mail froid ?

Avec la diminution de la durée d’attention des destinataires d’e-mails, la brièveté et la spécificité sont devenues plus importantes que jamais lorsqu’il s’agit de décider comment rédiger un e-mail de vente à froid.

Pour rédiger un message efficace, la règle d’or est d’aller droit au but en délivrant un message clair, sans submerger le destinataire avec trop d’informations.

Cependant, le fait de s’en tenir à un message « court et doux » n’apporte aucune précision quant au nombre exact de mots ou de paragraphes.

Nous avons donc décidé de remédier à cette situation et de mettre les choses au clair sur la manière de rédiger le meilleur e-mail froid quant à sa longueur.

Tout d’abord, nous nous sommes concentrés sur le nombre optimal de mots à inclure. Voici les résultats en un coup d’œil.

 

Comme vous pouvez le constater, moins, c’est mieux ! Les courriels contenant de 50 à 70 mots sont en moyenne les plus performants. Il semble donc que 54 mots soient la longueur parfaite d’un e-mail froid, avec un taux de réponse de 5,72% et un taux d’intérêt de 31,47% (ce qui représente respectivement une augmentation de 89% et de 37% par rapport aux résultats moyens). La différence est énorme !

Cela dit, ne vous découragez pas si vous ne parvenez pas à limiter vos courriels à moins de 70 mots. Ce n’est pas grave, car les modèles contenant entre 70 et 100 mots affichent toujours des résultats proches des résultats moyens, avec un taux de réponse de 2,89% et un taux d’intérêt de 22,29%. À mon avis, ce n’est pas très grave.

Cependant, une fois que vous avez dépassé la barre des 100 mots, le nombre de réponses (y compris les réponses intéressées) continue de diminuer. Gardez donc cela à l’esprit lorsque vous planifiez la rédaction de modèles d’e-mails froids.

Parlons maintenant d’un autre indicateur de la longueur d’un courriel : le nombre de paragraphes. Voici à quoi ressemblent les chiffres.

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Une fois de plus, nous pouvons dire que les gens n’aiment pas les e-mails froids trop longs. Le nombre idéal de paragraphes dans un courriel froid est de 2 à 3. Ces modèles ont tendance à obtenir un taux de réponse supérieur de 58% et des réponses intéressées augmentées de 66%.

Dans le même temps, les courriels composés d’un seul paragraphe génèrent le moins de réponses – seulement 2,4%. Et le taux d’intérêt est le plus faible avec les courriels de 4 à 5 paragraphes – entre 21,36 et 21,01%.

Il est intéressant de noter que les courriels de 7 à 10 paragraphes génèrent des résultats proches de la moyenne (voire légèrement supérieurs) en termes de taux de réponse et d’intérêt, ce qui signifie qu’il est relativement sûr de développer un sujet avec des paragraphes plus courts, même s’il faut en rédiger plus de 5.

Voici quelques conseils pour rédiger des modèles d’e-mails froids B2B qui transmettent le message souhaité tout en restant d’une longueur optimale :

• Le texte de l’e-mail doit être compact (idéalement, moins de 80 mots au total).
• Séparez chaque idée dans son propre paragraphe (idéalement, une phrase par paragraphe).
• Rédigez toujours le CTA dans un paragraphe distinct.
• Veillez à ce qu’il faille au maximum 15 secondes pour lire l’intégralité de l’e-mail.
• Écrivez comme vous parlez – inutile de trop compliquer les choses, restez léger et amical !

Qu’en est-il des éléments non textuels – images, GIF et liens ?

La prospection à froid a toujours été un environnement très compétitif. Plus le nombre d’e-mails envoyés chaque jour est élevé, moins ils arrivent dans la boîte de réception pour être ouverts et recevoir une réponse. C’est la « loi de la jungle », si vous voulez.

C’est l’une des raisons pour lesquelles je suis si enthousiaste à l’égard de la prospection visuelle – l’utilisation d’images et de vidéos pour faire ressortir vos courriels. Mais cela fonctionne-t-il vraiment ? Voyons les données !

Les résultats sont plutôt mitigés.

S’il est clair que les GIF ne fonctionnent pas dans les e-mails froids (du moins dans les e-mails de première étape que nous avons analysés), les choses ne sont pas aussi transparentes lorsqu’il s’agit d’images. Avec un taux d’intérêt supérieur de 6%, les e-mails froids contenant des images ont tendance à recevoir moins de réponses dans l’ensemble. Cela correspond aux résultats de nos recherches précédentes sur l’utilisation de visuels dans la prospection à froid.

L’ajout de liens à vos courriels non sollicités pourrait donner des résultats similaires – une augmentation de 11% des réponses positives avec un taux de réponse légèrement inférieur en général.

Je pense que cela peut être lié aux problèmes de spam, car les images et les liens peuvent être considérés comme suspects ou nuisibles par les fournisseurs de services de messagerie. Je vous suggère donc de redoubler d’efforts en matière de délivrabilité des courriels et de préparer votre compte de messagerie, y compris le modèle exact que vous allez utiliser, avant de lancer vos séquences de prospection.

En résumé, concernant les images et les vidéos, procédez toujours à des tests A/B pour voir quels e-mails sont les plus performants auprès de votre public; pour ce qui est des liens, limitez-les au minimum et ne mettez qu’un lien dans votre e-mail initial.

Comment utiliser les variables pour la personnalisation ?

Les variables sont les éléments constitutifs d’une approche personnalisée et significative à grande échelle. C’est de loin la stratégie d’emailing la plus efficace pour entrer en contact avec les prospects et favoriser des relations authentiques.

Lorsqu’il s’agit de savoir comment rédiger un e-mail de démarchage commercial, une personnalisation significative montre aux prospects que vous avez pris le temps de vous intéresser à eux et qu’il ne s’agit pas d’un autre e-mail envoyé en masse.

Bien que les champs de texte variables les plus courants tels que {{Prénom}}, {{Industrie}}, {{Titre de poste}} et {{Localisation}} offrent une certaine marge de manœuvre pour la personnalisation et la créativité, de nos jours, ils ne suffisent plus.

Nous suggérons d’aller plus loin avec des variables plus complexes telles que des lignes d’introduction hyper-personnalisées qui attireraient l’attention du destinataire, par exemple : « Félicitations pour votre 8e anniversaire chez Microsoft ! ».

Ces lignes peuvent être recherchées manuellement (bien que cela prenne du temps pour une communication de masse) ou générées par l’IA avec des outils de communication tels que Reply, qui parcourt le site LinkedIn du prospect à la recherche d’une bonne introduction, et automatise ce processus à grande échelle.

Cette analyse permet d’obtenir des informations sur les compétences, les messages récents et les intérêts professionnels généraux, que Reply utilise ensuite pour générer des introductions personnalisées d’une seule ligne :

Avant Reply :

« Bonjour Joe,

J’espère que cet e-mail vous conviendra. Je vous écris pour vous proposer… »

Après la réponse :

« Bonjour Joe,

J’ai vu votre commentaire sous l’article de Taylor Smith sur les courriels non sollicités. J’épinglerais votre commentaire si je le pouvais, je suis tellement d’accord avec vous !

Passons un petit coup de fil pour discuter des moyens d’automatiser la prospection à froid… »

Cette approche personnalisée permet non seulement de capter l’attention de Joe, mais aussi d’établir immédiatement une connexion basée sur des intérêts communs, ce qui augmente considérablement la probabilité d’une réponse positive.

De même, c’est une excellente idée de personnaliser la raison de votre prise de contact en incorporant des variables de données d’intention telles que :

• intention d’embauche → vu que vous embauchez 5 DTS
• intention technographique → remarqué que {{Company}} utilise Hubspot comme CRM
• intention d’engagement → remarqué votre post sur LinkedIn sur {{Topic}}

Combien de questions devez-vous utiliser dans vos e-mails froids ?

Cette étude ne serait pas complète si elle ne s’intéressait pas à une partie intégrante de la plupart des clôtures d’e-mails – les questions.

Le nombre de questions dans votre e-mail peut avoir un impact direct sur les performances de votre campagne de prospection à froid. C’est l’un des éléments que nous analysons avec notre fonction de « contrôle de la qualité des e-mails ». En voici la preuve.

Comme vous pouvez le constater, les e-mails froids sans questions ont tendance à avoir un taux de réponse plus élevé (de 11%) et un taux d’intérêt supérieur (de 25%).

Au fur et à mesure que vous ajoutez des questions à votre modèle d’e-mail froid, les taux de réponse et d’intérêt peuvent chuter de manière significative, jusqu’à 21% dans les deux cas pour les e-mails comportant trois questions.

Que vous vous demandiez comment rédiger un e-mail froid pour la recherche, le réseautage ou la prospection B2B, la compréhension du nombre optimal de questions peut jouer un rôle important dans l’efficacité de vos efforts de prospection.

Ce que j’en retiens ? Lorsque vous planifiez la rédaction d’un courriel froid pour la prospection commerciale, évitez de poser trop de questions dans vos courriels – mieux vaut s’en tenir à une seule ou, si possible, utiliser des CTA affirmatifs.

Quel est le meilleur moment pour envoyer un courriel froid ?

Lorsque l’on réfléchit à la manière de rédiger des courriels d’appel à froid pour les ventes, il est essentiel de comprendre les petites nuances qui permettent de générer des réponses. Le moment optimal est l’une d’entre elles.

Déterminer le meilleur moment pour envoyer un e-mail froid est un aspect crucial de toute stratégie d’approche réussie. Les professionnels de la vente se demandent souvent quand l’envoyer.

La réponse réside dans la compréhension de la dynamique de votre public cible et des normes de votre secteur d’activité. Pour identifier le meilleur moment d’envoyer des courriels à froid, expérimenter plusieurs envois est la seule façon d’obtenir la bonne réponse pour votre niche et votre public particuliers.

En analysant des facteurs tels que les fuseaux horaires des destinataires et les horaires de travail habituels, vous pouvez optimiser vos efforts de sensibilisation en identifiant le meilleur moment de la journée pour envoyer des e-mails non sollicités.

Bien qu’il n’existe pas de solution unique, tester différents horaires peut vous aider à identifier les meilleurs moments pour envoyer des courriels non sollicités et améliorer l’efficacité globale de votre stratégie de prospection.

Je sais qu’il vous faudra du temps et des essais, mais il est essentiel d’apprendre à envoyer un message froid au moment opportun afin d’obtenir des taux d’engagement et de réponse positifs.

Avant de cliquer sur « envoyer »

Félicitations ! Vous savez maintenant comment envoyer des courriels à froid comme un professionnel et rédiger des courriels à froid susceptibles de générer des taux de réponse de 3 à 20%.

Mais avant de cliquer sur « Envoyer l’e-mail » ou « Démarrer la séquence », vérifions les dernières touches pour nous assurer que nous avons rédigé des e-mails à froid efficaces :

→ Vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs de formatage ou de grammaire.

→ Effectuez toujours des tests A/B : lignes d’objet, intros, variables, etc.

→ Lisez-le et posez-vous honnêtement les questions suivantes :

• [ ] #1. Est-ce que j’aime ce modèle d’e-mail ? (oui/non)
• [ ] #2. Est-ce que je veux voir quelque chose de similaire dans ma boîte de réception ? (oui/non)
• [ ] #3. Est-ce que je répondrais si je recevais un e-mail similaire dans ma boîte de réception ? (oui/non)
• [ ] #4. Demandez à votre ami/collègue s’il répondrait à cet e-mail (oui/non).

Si vous êtes satisfait du résultat, envoyez cet e-mail ou commencez une séquence immédiatement.

À vous de jouer

Vous avez là un guide complet, fondé sur des recherches, qui vous explique comment rédiger un e-mail de prospection à froid qui attirera l’attention de vos prospects et les incitera à répondre.

Maintenant, c’est à vous d’utiliser ces informations et de déterminer comment rédiger un excellent courriel froid qui résonne avec votre public unique.

Je vous recommande vivement de vérifier vos e-mails froids actuels à l’aune des points que nous avons exposés et de les soumettre à des tests A/B, un par un. Cela vous aidera à créer un modèle d’e-mail froid parfait, basé sur nos données, expériences et vos propres conclusions.

Comprendre comment rédiger un e-mail d’appel à froid est essentiel pour les professionnels de la vente qui souhaitent atteindre efficacement des clients potentiels et générer des leads. Cependant, ce n’est pas une tâche facile.

Cependant, une fois que vous aurez adapté ces meilleures pratiques éprouvées à votre entreprise, à votre niche et à votre public, vous disposerez d’un moteur d’approche efficace et évolutif qui générera davantage de rendez-vous, propulsant ainsi votre entreprise vers de nouveaux sommets.

N’oubliez pas que, dans la plupart des cas, tout commence par un simple courriel.