Email Warmup 101 : Ce que cela signifie, pourquoi c’est important et comment cela fonctionne

Olga Zamiatina 12 Fév 2024

Imaginez que vous ayez préparé une excellente campagne d’e-mailing. Vous avez planifié une séquence d’e-mails personnalisés avec des lignes d’objet et des CTA solides, vous avez une liste de prospects intéressés et vous êtes impatient(e) de commencer. Vous envoyez votre message, puis vous attendez que les réponses arrivent.

Sauf que ce n’est pas le cas. Vous n’avez aucune réponse. Aucune réponse, aucun clic, aucune ouverture. Comment est-ce possible ?

Certes, il est important de disposer d’e-mails personnalisés de qualité et d’une liste pertinente, mais rien de tout cela n’a d’importance si vos e-mails ne sont pas délivrés en premier lieu. Plusieurs facteurs peuvent influer sur votre taux de distribution, mais l’un des plus importants est la réputation de votre expéditeur.

C’est là que l’échauffement des e-mails entre en jeu.

Dans cet article, nous allons examiner de plus près ce que cela signifie exactement, pourquoi c’est si important et les meilleures façons de réchauffer votre adresse e-mail.

Qu’est-ce que l’échauffement des courriels ?

L’échauffement des courriels consiste à envoyer un nombre progressivement croissant de courriels à partir d’un nouveau compte de messagerie, dans le but de se forger une réputation positive auprès des fournisseurs de messagerie et d’éviter les filtres anti-spam.

Auparavant, il était possible d’échauffer une adresse électronique en se basant uniquement sur le nombre d’e-mails envoyés. Si un tout nouveau compte de messagerie envoie 15 courriels le premier jour de son utilisation, cela semble raisonnable. S’il passait de zéro à mille courriels en une journée, cela paraissait suspect. Tant que les chiffres sont corrects, vous pouvez vous forger une bonne réputation.

Aujourd’hui, les fournisseurs de services de courrier électronique (ESP) prennent en compte d’autres facteurs lorsqu’ils tentent d’évaluer votre réputation. Ils examinent notamment la manière dont les destinataires réagissent à vos messages. Vos messages sont-ils ouverts, font-ils l’objet d’une réponse et sont-ils marqués comme importants ? Ou bien sont-ils ignorés, supprimés et marqués comme spam ? Pour conserver cette réputation positive, l’email warm-up doit maintenant montrer que les destinataires trouvent de la valeur à vos emails.

Il convient de faire quelques distinctions importantes lors de la définition de l’échauffement des courriels. L’échauffement d’un tout nouveau domaine (par exemple, example.com) prendra plus de temps que l’échauffement d’un nouveau compte de messagerie sur un domaine existant (par exemple, name@example.com). Vous devez tenir compte de ces deux aspects lors de la mise en service d’une adresse de courrier électronique.

Pourquoi devez-vous réchauffer votre courrier électronique et en finir avec la limite d’envoi gmail ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi il est nécessaire de mettre en place un processus distinct d’échauffement des courriels. Après tout, si vous envoyez des courriels de toute façon, pourquoi ne pas utiliser votre nouveau compte pour discuter avec des prospects potentiels (à une échelle plus réduite pour commencer) ?

Contrairement à une campagne d’emailing traditionnelle, l’email warm-up est spécifiquement conçu pour améliorer la délivrabilité. Même les meilleures campagnes de marketing par courriel destinées à des listes très engagées peuvent toujours avoir des taux d’ouverture et de réponse faibles. Il suffit que quelques personnes marquent votre campagne comme étant du spam pour que vous finissiez par figurer sur la liste noire.

limite d'envoi de mail gmail

Il y a donc plusieurs raisons de réchauffer un compte de messagerie avant de l’utiliser à des fins de prospection.

L’échauffement de l’e-mail construit (ou répare) la réputation de votre expéditeur

Comme nous l’avons déjà mentionné, l’échauffement de l’email consiste à construire une réputation positive. Pour garantir à leurs utilisateurs la meilleure expérience possible, les ESP tels que Gmail et Outlook vérifient la réputation de l’expéditeur avant d’autoriser l’envoi d’un message.

Lorsque vous créez un compte de messagerie, sa réputation est neutre. À partir de ce moment-là, chaque action que vous et vos destinataires effectuez sera évaluée et utilisée pour noter cette réputation. Les actions qui ressemblent à des activités quotidiennes normales pour un utilisateur de messagerie électronique (comme l’envoi et la réception d’une poignée de courriels chaque jour) contribuent à une réputation positive.

En revanche, l’envoi d’un grand nombre de courriers électroniques ignorés ou marqués comme étant du spam nuit à votre réputation. Si cette réputation se dégrade trop, les ESP n’accepteront plus vos courriels.

En envoyant et en recevant des courriels de manière naturelle, l’échauffement des courriels (email warmup) vous aide à construire cette réputation, que vous partiez d’une situation neutre ou que vous essayiez de réparer une réputation endommagée, et vous permet d’en finir avec la limite d’envoi de mail gmail.

L’échauffement de l’e-mail améliore la délivrabilité de la prospection commerciale

De nombreux facteurs entrent en jeu dans l’élaboration d’un e-mail de vente performant. Malheureusement, les techniques utilisées dans les e-mails de vente efficaces peuvent mettre la puce à l’oreille des ESP.

Par exemple, l’utilisation d’images personnalisées dans votre message est un excellent moyen d’attirer l’attention de votre lecteur. Malheureusement, les spammeurs utilisent également des images au lieu de mots pour tenter de contourner les filtres. Par conséquent, toute image incluse dans un courriel est un signal d’alarme potentiel et doit faire l’objet d’un examen minutieux de la part de l’ESP.

De même, un courriel de vente comprendra souvent un lien dans le cadre de son CTA, qu’il s’agisse de prendre un rendez-vous ou de voir une démonstration de produit. Toutefois, si les services de raccourcissement d’URL (tels que bit.ly) sont populaires et donnent à vos liens une apparence plus soignée qu’une longue chaîne de texte compliquée, ils sont également utilisés par les spammeurs pour rediriger les destinataires des courriels vers une adresse différente.

En respectant les meilleures pratiques en matière de délivrabilité des courriels – par exemple en veillant à ce qu’au moins 80 % de votre message soit du texte et en utilisant des liens complets vers des domaines à forte autorité – vous pourrez éviter les filtres anti-spam.

Si vous souhaitez augmenter encore votre positionnement dans la boîte de réception et ne plus avoir de limite d’envoi gmail, veillez à effectuer un échauffement du compte en utilisant les modèles d’e-mails et les signatures exacts que vous utiliserez pour la prospection. Le fait d’ouvrir ces messages et d’y répondre indiquera clairement aux ESP que ces images et ces liens sont sûrs, dignes de confiance et qu’ils peuvent être envoyés dans les boîtes de réception des destinataires.

L’échauffement des courriels permet d’accroître plus rapidement votre portée

Bien que ce processus puisse sembler fastidieux, l’échauffement des courriels ( warmup chauffage) permet de réduire considérablement le temps nécessaire à la construction de votre réputation. L’échauffement manuel de votre compte de messagerie peut être réalisé en deux ou trois semaines. Vous pouvez alors commencer à envoyer des courriels à froid, en augmentant progressivement le nombre de courriels tous les quelques jours (voir l’exemple de cadre d’échauffement de 3 jours ci-dessous).

adresse mail drole

Le processus peut être achevé encore plus rapidement en utilisant un outil dédié et en automatisant les courriels d’échauffement, comme nous le verrons dans la section suivante.

Si vous pouvez sauter l’étape de l’échauffement et vous lancer directement dans votre campagne d’e-mailing, il vous faudra beaucoup de temps avant de voir apparaître les signaux positifs qui alimentent votre réputation. Pire encore, il suffit que quelques destinataires soient mécontents pour que cette réputation s’effrite et que le processus prenne encore plus de temps.

Réchauffement manuel d’un compte de messagerie

L’échauffement manuel d’un compte de messagerie est souvent considéré comme l’option la plus sûre, car vous avez un contrôle total sur le processus. Il vous suffit de commencer à envoyer des courriels à des comptes amis.

Vous pouvez commencer par des comptes de messagerie qui vous appartiennent, comme le compte Hotmail que vous avez encore à l’école ou votre compte Gmail personnel ( du moment que votre adresse mail reste sérieuse, évitez par exemple d’utiliser une adresse mail drôle). Toutefois, à moins que vous ne disposiez d’une vaste collection de comptes de courrier électronique, vous devrez faire appel à d’autres personnes pour vous aider. Faites appel à vos amis, à votre famille, à vos collègues et à toute autre personne susceptible de vous rendre service. L’idéal est d’envoyer des courriels à un éventail de comptes aussi large que possible, afin d’asseoir votre réputation auprès de différents ESP.

N’oubliez pas que l’engagement est également un facteur clé. Demandez aux destinataires d’ouvrir vos messages, d’y répondre et de les marquer comme importants. Si un message se retrouve dans le dossier spam, demandez-leur de le déplacer dans la boîte de réception et de le marquer comme sûr.

Réchauffer votre compte de messagerie de cette manière est gratuit, mais cela demande un peu de temps et de patience (ainsi que des amis et des membres de la famille très compréhensifs).

Échauffement automatisé des courriels

Si vous ne voulez pas passer des heures à envoyer des messages d’échauffement et à y répondre, vous pouvez toujours utiliser un outil d’échauffement d’e-mails dédié pour automatiser le processus. Il vous suffit de connecter votre compte de messagerie au service, puis de vous asseoir et de regarder votre réputation d’expéditeur se développer.

Il s’agit d’un moyen rapide et facile de construire votre réputation, mais il est important de choisir le bon outil. Avant de vous inscrire à un service d’échauffement d’e-mails, vérifiez comment il fonctionne exactement. Voici quelques questions à poser lorsque vous examinez différents outils.

Utilise-t-ils de vrais comptes pour construire la réputation ou utilise-t-on des comptes de messagerie gratuits/temporaires ?
Envoient-ils de vrais messages ou des textes incompréhensibles et sans queue ni tête ?
Se contentent-ils d’envoyer et de recevoir des messages ou veillent-ils également à ce que ces messages fassent l’objet d’un engagement approprié ?

Tous ces éléments peuvent avoir un impact réel sur la réputation de votre expéditeur.

Liste de contrôle de la délivrabilité des messages électroniques (y compris des outils éprouvés)

La qualité de votre modèle ou la personnalisation de vos e-mails n’ont aucune importance si vos e-mails sont destinés au dossier SPAM.

Suivez cette liste de contrôle pour vous faire des amis parmi les filtres anti-spam et garantir la meilleure délivrabilité possible pour vos courriels de sensibilisation.

Aller de l’avant avec la prospection par courrier électronique

Comme nous l’avons indiqué précédemment, il faut généralement 2 à 3 semaines pour que votre compte de messagerie nouvellement créé soit prêt pour la prospection. Si vous suivez un calendrier d’envoi cohérent et garantissez un engagement positif, votre réputation d’expéditeur peut se construire encore plus rapidement.

Toutefois, cela ne signifie pas que vous pouvez lancer une séquence de prospection à froid à grande échelle dès le lendemain. Si vous vous empressez d’augmenter le nombre d’e-mails envoyés, vous risquez de rencontrer des problèmes de délivrabilité et de nuire gravement à votre réputation.

Dans ce cas, il y a deux choses à faire :

Premièrement, augmentez progressivement le volume d’envoi pour éviter de déclencher des signaux d’alarme. Vous pouvez suivre le calendrier présenté ci-dessus pour augmenter régulièrement le nombre d’e-mails envoyés chaque jour, en augmentant votre portée en toute sécurité.
Deuxièmement, continuez d’activer la fonction d’échauffement même si vous avez déjà atteint le taux d’envoi souhaité. En envoyant des messages automatisés qui garantissent un taux d’engagement élevé en même temps que vos e-mails froids, vous limitez les changements possibles de votre score d’expéditeur.

Dernières réflexions

Même si ce n’est pas la première chose à laquelle vous pensez lorsqu’il s’agit de prospection commerciale, l’échauffement des e-mails est un élément essentiel de toute campagne d’e-mailing. Avant et pendant la prospection à froid, l’échauffement des e-mails améliore la délivrabilité et signifie que les prospects ont plus de chances de voir votre e-mail.