Como escrever e-mails de prospecção que geram conversão, de acordo com dados [Pesquisa por Reply]

Nos meus últimos 7 anos em desenvolvimento de vendas, fiz de tudo, desde pesquisa de prospecção até invenção de táticas criativas de personalização. Mas a parte mais desafiadora do trabalho para mim sempre foi a redação de modelos.

Entender como escrever e-mails de prospecção, ou cold e-mails, ou e-mails de prospecção de vendas é crucial para absolutamente todos os SDRs modernos.

Embora ferramentas inovadoras, como o nosso assistente de vendas com IA (um redator de e-mails de prospecção com IA), definitivamente simplifiquem essa tarefa tediosa, é sempre bom saber se você está indo na direção certa analisando os dados concretos.

Neste artigo de pesquisa, combinamos os principais insights sobre como escrever um e-mail de prospecção que seja aberto e respondido com as práticas recomendadas comprovadas após anos de campanhas de divulgação de vendas e dados concretos.

Como resultado, criamos um guia de e-mails de prospecção, desde a estrutura do modelo até a duração e momento ideais do e-mail, e estamos ansiosos para compartilhá-lo com você.

Isenção de responsabilidade: as métricas de desempenho médio dos e-mails analisados que usamos como referência nesta pesquisa são 3,02% de taxa de resposta e 22,99% de taxa de interesse.

Regras de ouro do alcance de e-mails de prospecção

Antes de mais nada, vamos dar uma olhada rápida nos aspectos mais importantes de como escrever e-mails de prospecção eficazes antes de nos aprofundarmos nos aspectos específicos:

• Concentre-se no ICP e no IBP (Ideal Customer Profile e Ideal Buyer Persona) → mesmo o melhor modelo de e-mail de prospecção não funcionará se você visar os clientes potenciais errados.
• Seja relevante → mesmo o melhor modelo de e-mail não funcionará se a sua oferta não for algo em que eles estejam pensando no momento.
• As pessoas não compram seu produto → elas compram soluções para concluir suas tarefas e resolver seus problemas específicos.
• Nunca venda algo por meio de e-mails de prospecção imediatamente → o contato frio funciona melhor se você for educado e tiver tato.
• Configure adequadamente sua infraestrutura de cold outreach → domínios, caixas de entrada, limites de envio, capacidade de entrega etc.
• Não seja insistente ou vendedor → pode parecer controverso e contraintuitivo, mas nosso objetivo é iniciar uma conversa, não fechar um negócio.
• Use uma linguagem educada e evite o modo imperativo ou chamadas à ação fortes → por exemplo, em vez desta CTA:

use esta:

Embora essas regras de ouro guiem a eficácia do e-mail, estimulando maiores taxas de abertura e de resposta, também será necessário se esforçar nos detalhes menores, como duração ideal, tempo, conteúdo e muito mais para realizar o trabalho.

Sem mais delongas, vamos nos aprofundar nos detalhes intrincados de como escrever e-mails de prospecção para contato com vendas.

Estrutura do modelo de e-mail de prospecção

Seu modelo de e-mail deve ser bem estruturado e conter os seguintes blocos de construção:

• Linha de assunto
• Saudação
• Introdução
• Motivo do contato
• Proposta de valor
• CTA
• P.S. Sentença ou quebra-gelo
• Assinatura

Agora, vamos dar uma olhada nas principais práticas recomendadas para cada um desses elementos que, juntos, criam um e-mail de prospecção poderoso.

Linha de assunto

→ De 1 a 5 palavras, no máximo (compatível com dispositivos móveis); linhas de assunto mais longas terão menos aberturas.

→ Não use linhas de assunto em MAIÚSCULAS.

→ Você pode usar números como prova social.

→ Não use Re: e Fwd: para simular respostas ou encaminhamentos.

→ Nunca envie e-mails com linhas de assunto vazias (nem é preciso dizer).

→ Evite usar pontos de interrogação (?) ou pontos de exclamação (!).

→ Não use palavras atraentes e complicadas; evite chavões.

Saudação

Comece seu e-mail com uma saudação, pois esse é um dos rituais mais usados em diferentes culturas do mundo. No entanto, continua sendo uma maneira educada e adequada de chamar a atenção de alguém.

Aqui estão algumas dicas sobre como iniciar um e-mail de prospecção:

→ Em primeiro lugar, use os comumente usados “Oi” e “Olá”.

→ Dependendo do seu público, “Ei” também pode ser uma opção.

→ Evite usar “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”, “Prezado(a) senhor(a)”.

→ Evite usar “E aí”; sempre adicione a variável {{FirstName}}.

Introdução

Decidir como escrever uma introdução de e-mail de prospecção pode parecer intimidador, mas a realidade é que ela deve ser leve e amigável, como você se apresentaria na vida real.

Uma frase como “Vlad, da Reply aqui – uma ferramenta de automação de alcance de e-mail para equipes de vendas e crescimento” ajuda a:

→ Identificar rapidamente o nome do remetente (talvez ele até me conheça).

→ Reconhecer rapidamente a empresa do remetente (talvez ele já esteja familiarizado com a nossa empresa).

→ Apresentar rapidamente nossa empresa e o que fazemos.

→ Podemos até criar um hiperlink para o nome da empresa, para que os destinatários possam consultar facilmente nosso site.

Motivo do alcance

O motivo do contato é uma das partes mais importantes de como escrever bons e-mails de prospecção.

Portanto, quando enviar um e-mail a alguém, sempre se pergunte: “Por que estou entrando em contato com essa pessoa?”, e como esse motivo se relaciona com os problemas dos clientes potenciais.

Para dar um propósito ao seu e-mail, comece o “motivo do contato” com frases como: Eu vi, eu li, eu ouvi, eu notei, eu assisti, eu escutei etc.

Em seguida, use esse “motivo para contato” para se conectar à sua proposta de valor, tornando o e-mail mais autêntico e personalizado:

• Vi que você está dobrando sua equipe de SDRs. → Estou curioso, como você está lidando com o gerenciamento dos planos de remuneração à medida que aumenta a escala?
• Vi que você abriu um novo escritório em Londres? → Estou curioso, você já concluiu todos os documentos legais?
• Notei que você fundou uma nova startup? → Estou curioso, você tem pensado em SEO para crescer ainda mais?

Proposta de valor

A proposta de valor é a parte mais importante de qualquer modelo e uma parte integrante de como escrever e-mails de prospecção B2B.

Normalmente, ela consiste em uma ou duas frases que explicam como seus serviços, produto, ideia ou parceria os ajudarão a resolver seus problemas.

Aqui estão algumas regras de ouro da “proposta de valor”:

→ 1-2 frases longas

→ Normalmente, é um parágrafo separado em seu e-mail de prospecção

→ Destaca um problema que os clientes potenciais podem ter (por exemplo, crescimento lento da receita)

→ Explica como você, seu produto, seus serviços ou a cooperação com sua empresa ajudarão a resolver esse problema (por exemplo, podemos ajudar a automatizar o alcance frio em escala)

→ Descreve o resultado da cooperação com sua empresa (por exemplo, como resultado, mais reuniões)

→ Fornece prova social (por exemplo, já ajudamos um cliente a gerar 100 reuniões que geraram US$ 1 milhão em receita; somente outbound)

CTA

As chamadas para ação, ou CTAs, também são um elemento muito importante ao planejar como escrever modelos de e-mail para chamadas frias.

Aqui estão algumas regras de ouro para escrever CTAs excelentes:

→ Use no máximo uma pergunta; 0 perguntas é melhor.

→ Tenha uma CTA clara; evite várias CTAs; concentre-se em uma ação simples (responder de volta, agendar uma chamada).

→ Use CTAs de baixo atrito e baseadas em interesses (por exemplo, Vale a pena conversar?)

→ Inicie uma conversa, não insista em uma reunião imediatamente.

→ Sua CTA deve ser muito clara e direta

Frase P.S. (Obs.) ou quebra-gelo

A inclusão de uma frase P.S. (Obs.) ou um quebra-gelo em um e-mail de prospecção é um elemento não obrigatório, mas pode ajudar a aumentar as taxas de resposta. Como escrever um e-mail de prospecção para pesquisa ou divulgação.

Ao personalizar sua assinatura, seu e-mail permanecerá memorável e demonstrará que você fez sua lição de casa, quer esteja estruturando como escrever um e-mail de prospecção para pesquisa, vendas ou apenas para estabelecer uma conexão.

Aqui estão algumas ideias para quebrar o gelo e linhas de P.S:

→ Mencione os hobbies (por exemplo, “P.S. Percebi que você é fã do PS5. O que você acha do novo jogo do Homem-Aranha?”)

→ Mencione suas publicações recentes nas mídias sociais (por exemplo, “Adorei sua publicação sobre as 5 principais ferramentas de IA.”)

Assinatura

Provavelmente, a assinatura é a parte menos otimizada de um e-mail de prospecção, e muitos vendedores esquecem que ela é uma parte tão importante do modelo quanto qualquer outra ao enviar e-mails de prospecção.

É por isso que também é importante otimizar as assinaturas para campanhas de contato frio.

Portanto, aqui estão algumas dicas sobre como colocar assinaturas de e-mail de prospecção que melhoram a capacidade de entrega:

→ Use assinaturas simples como “Best Regards” (Melhores cumprimentos) ou “Regards” (Cumprimentos)

→ Dica profissional: localize as assinaturas

→ Evite assinaturas com muito HTML, imagens e use no máximo um link.

→ Assinaturas em “texto simples” são preferíveis

A elaboração de um e-mail de chamada fria convincente requer atenção cuidadosa à estrutura do modelo, garantindo que cada componente capte efetivamente o interesse do destinatário e provoque uma ação.

Aqui está um exemplo de um e-mail de prospecção que contém todos os elementos de uma estrutura de modelo vencedora:

Essa estrutura funciona muito bem para nós e para outras empresas de vendas B2B, mas é definitivamente uma boa ideia ajustá-la um pouco ao decidir como criar modelos de e-mail de prospecção para seu público exclusivo.

P.S. Não se esqueça de seus follow-ups! Saiba como escrever um e-mail de prospecção de acompanhamento que reacenderá a atenção de seus clientes potenciais seguindo nosso guia compacto.

Qual deve ser a duração de um e-mail de prospecção?

Com a diminuição da capacidade de atenção dos destinatários de e-mail, a brevidade e a especificidade se tornaram mais importantes do que nunca ao decidir como escrever um e-mail de prospecção de vendas.

Na busca de como escrever um e-mail de prospecção eficaz, uma regra de ouro é ir direto ao ponto, transmitindo uma mensagem clara sem sobrecarregar o destinatário com muitas informações.

No entanto, manter a mensagem “curta e agradável” não fornece nenhuma clareza com relação ao número exato de palavras ou parágrafos.

Portanto, decidimos corrigir isso e esclarecer como escrever o melhor e-mail de prospecção em termos de tamanho.

Primeiro, nos concentramos no número ideal de palavras a serem incluídas. E aqui estão os resultados em uma olhada rápida.

Como você pode ver, menos é de fato mais! Os e-mails que contêm de 50 a 70 palavras têm, em média, o melhor desempenho. Ou seja, parece que 54 palavras é o tamanho perfeito de um e-mail de prospecção, com uma taxa de resposta de 5,72% e uma taxa de interesse de 31,47% (o que representa um aumento de 89% e 37%, respectivamente, em comparação com os resultados médios). Essa é uma diferença enorme!

Dito isso, não desanime se você não conseguir manter seus e-mails com menos de 70 palavras. Não há problema, pois os modelos que contêm de 70 a 100 palavras ainda mostram resultados próximos aos resultados médios, com taxas de resposta de 2,89% e de interesse de 22,29%. Não é nada demais, se você quer saber.

No entanto, quando você ultrapassa a marca de 100 palavras, o número de respostas (incluindo as interessadas) continua diminuindo. Portanto, tenha isso em mente ao planejar como escrever modelos de e-mails de prospecção.

Agora, vamos falar sobre outro indicador do tamanho do e-mail: o número de parágrafos. Veja como são os números aqui.

 

Mais uma vez, podemos dizer que as pessoas não gostam de e-mails de prospecção longos. O número ideal de parágrafos em um e-mail de prospecção é de 2 a 3. Esses modelos tendem a obter uma taxa de resposta até 58% maior e até 66% mais respostas interessadas.

Ao mesmo tempo, os e-mails que consistem em apenas um parágrafo geram o menor número de respostas – apenas 2,4%. E a taxa de interesse é a mais baixa com os e-mails de 4 a 5 parágrafos – 21,36 a 21,01%.

Uma observação interessante aqui é que os e-mails com 7 a 10 parágrafos geram resultados próximos (ou até um pouco acima) da média em termos de taxas de resposta e de interesse, o que significa que é relativamente seguro elaborar algo com parágrafos mais curtos, mesmo que sejam necessários mais de 5 deles.

Aqui estão algumas das principais conclusões sobre como escrever modelos de e-mail de prospecção B2B que transmitam a mensagem desejada, mas mantendo-a no tamanho ideal:

• Mantenha o texto do e-mail compacto (idealmente, com menos de 80 palavras no total)
• Separe cada pensamento em seu próprio parágrafo (idealmente, 1 frase por parágrafo)
• Sempre escreva a CTA em um parágrafo separado
• Certifique-se de que a leitura de todo o e-mail leve no máximo 15 segundos
• Escreva como você fala – não há necessidade de complicar demais as coisas, mantenha-o leve e amigável!

E quanto aos elementos não textuais – imagens, GIFs e links?

O alcance frio sempre foi um ambiente muito competitivo. Quanto mais e-mails forem enviados todos os dias, menos chegarão à caixa de entrada e, eventualmente, serão abertos e respondidos. Chame isso de “lei da selva”, se quiser.

Esse é um dos motivos pelos quais sou tão entusiasta da prospecção visual – usar imagens e vídeos para fazer com que seus e-mails se destaquem. Mas será que isso realmente funciona? Vamos ver os dados!

Bem, os resultados são bem mistos.

Embora esteja claro que os GIFs não funcionam em e-mails de prospecção (pelo menos nos e-mails da primeira etapa que analisamos), as coisas não são tão transparentes quando se trata de imagens. Com uma taxa de interesse 6% maior, os cold emails com imagens tendem a receber menos respostas em geral. Isso se correlaciona com os resultados de nossa pesquisa anterior sobre o uso de recursos visuais em cold outreach.

Adicionar links aos seus e-mails de prospecção pode levar a resultados semelhantes – um aumento de 11% nas respostas positivas com uma taxa de resposta ligeiramente menor em geral.

Minha suposição é que isso pode estar relacionado a problemas de spam, pois imagens e links podem ser considerados suspeitos ou prejudiciais pelos provedores de serviços de e-mail. Portanto, sugiro que você reforce a capacidade de entrega de e-mails e aqueça sua conta de e-mail, incluindo o modelo exato que você usará, antes de lançar suas sequências de prospecção.

Em resumo, quando se trata de imagens e vídeos, sempre faça um teste A/B para ver qual e-mail tem melhor desempenho com seu público-alvo; quanto aos links, mantenha-os no mínimo e use no máximo um link em seu e-mail inicial.

Como usar variáveis para personalização?

As variáveis são os blocos de construção do alcance personalizado e significativo em escala, que é de longe a estratégia de e-mail mais eficaz para se conectar com clientes potenciais e promover conexões genuínas.

Ao decidir como escrever um e-mail de chamada fria para vendas, a personalização significativa mostra aos clientes potenciais que você dedicou tempo para analisá-los e que esse não é mais um e-mail enviado em massa.

Embora os campos de texto variável mais comuns, como {{Primeiro nome}}, {{Setor}}, {{Título do cargo}} e {{Localização}}, ofereçam algum espaço para personalização e criatividade, hoje em dia isso não é suficiente.

Sugerimos dar um passo adiante com variáveis mais complexas, como linhas de introdução hiperpersonalizadas que chamariam a atenção do destinatário, por exemplo: “Parabéns pelo seu 8º aniversário na Microsoft!”.

Essas linhas podem ser pesquisadas manualmente (embora isso consuma muito tempo para divulgação em massa) ou geradas por IA com ferramentas de divulgação como a Reply, que percorre o LinkedIn do prospect em busca de um bom quebra-gelo e automatiza esse processo em escala.

Essa análise gera insights sobre suas habilidades, publicações recentes e interesses profissionais gerais, que a Reply usa para gerar introduções personalizadas de uma linha:

Antes de Reply: 

“Olá, Joe,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para lhe oferecer…”

Depois da Reply: 

“Oi, Joe,

Vi seu comentário na postagem de Taylor Smith sobre e-mails de prospecção. Eu fixaria seu comentário se pudesse, pois concordo muito com você!

Vamos fazer uma chamada rápida e discutir maneiras de automatizar o contato frio…”

Essa abordagem personalizada não apenas capta a atenção de Joe, mas também estabelece imediatamente uma conexão com base em interesses compartilhados, aumentando significativamente a probabilidade de uma resposta positiva.

Da mesma forma, é uma ótima ideia personalizar o motivo do contato incorporando variáveis de dados de intenção, como

• intenção de contratação → viu que está contratando 5 SDRs
• intenção tecnográfica → notou que a {{Empresa}} usa o Hubspot como CRM
• intenção de engajamento → notei sua postagem no LinkedIn sobre {{Topic}}

Quantas perguntas você deve usar em seus e-mails de prospecção?

Esta pesquisa não estaria completa sem analisar uma parte integrante da maioria dos fechamentos de e-mail: as perguntas.

Um dos elementos que analisamos com nosso recurso de “verificação de qualidade de e-mail”, o número de perguntas em seu e-mail pode ter um impacto direto sobre o desempenho de seu cold outreach. E aqui está a prova.

Como você pode ver, os e-mails de prospecção sem nenhuma pergunta tendem a ter uma taxa de resposta mais alta (11%) e uma taxa de interessados (25%).

À medida que você adiciona mais perguntas ao seu modelo de e-mail de prospecção, as taxas de resposta e de interesse podem cair significativamente – até 21% em ambas as métricas para e-mails com 3 perguntas.

Se você está se perguntando como escrever um e-mail de prospecção para pesquisa, como escrever um e-mail de prospecção para networking ou como escrever um e-mail de prospecção para divulgação B2B, entender o número ideal de perguntas pode desempenhar um papel significativo na eficácia de seus esforços de divulgação.

O que quero dizer com isso? Ao planejar como escrever um e-mail de prospecção para divulgação de vendas, evite fazer muitas perguntas em seus e-mails. É melhor limitar-se a apenas uma ou, se possível, usar CTAs afirmativas.

Qual é o melhor momento para enviar um e-mail de prospecção?

Ao considerar como escrever e-mails de chamadas frias para vendas, é crucial entender as pequenas nuances da geração de respostas, e o momento ideal é uma delas.

Determinar o melhor momento para enviar um e-mail de prospecção é um aspecto crucial de qualquer estratégia de contato bem-sucedida. Os profissionais de vendas geralmente se perguntam: “Qual é o melhor momento para enviar um e-mail de prospecção?”.

A resposta está em entender a dinâmica de seu público-alvo e as normas do setor. Experimentar vários e-mails para identificar o melhor momento para enviar e-mails de prospecção é a única maneira de obter a resposta certa para seu nicho e público-alvo específicos.

Ao analisar fatores como fuso horário do destinatário e horários de trabalho típicos, você pode otimizar seus esforços de divulgação identificando a melhor hora do dia para enviar mensagens de cold e-mail.

Portanto, embora não exista uma solução única para todos os casos, testar vários horários pode ajudá-lo a identificar os melhores horários para enviar e-mails de prospecção e aumentar a eficácia geral de sua estratégia de divulgação.

Entendo que isso levará algum tempo e exigirá tentativa e erro, mas aprender a enviar um e-mail de prospecção no momento ideal é fundamental para obter taxas de engajamento e resposta positivas.

Antes de clicar em “enviar”

Parabéns! A esta altura, você já sabe como enviar um e-mail de prospecção como um profissional e como escrever e-mails de prospecção que têm o potencial de gerar taxas de resposta de 3 a 20%.

Mas antes de clicar em “Enviar e-mail” ou “Iniciar sequência”, vamos dar os toques finais para garantir que criamos e-mails de prospecção que funcionem com eficácia:

→ Verifique novamente se há erros de formatação e gramática

→ Sempre faça testes A/B em tudo: linhas de assunto, introduções, variáveis, etc.

→ Leia o e-mail e faça a si mesmo as seguintes perguntas com sinceridade:

• [ ] #1. Eu gosto desse modelo de e-mail? (sim/não)
• [ ] #2. Quero ver algo semelhante em minha caixa de entrada? (sim/não)
• [ ] #3. Eu responderia se recebesse um e-mail semelhante em minha caixa de entrada? (sim/não)
• [ ] #4. Pergunte a seu amigo/colega se ele responderia a esse e-mail (sim/não)

Se você estiver satisfeito com o resultado, envie esse e-mail ou inicie uma sequência imediatamente.

Para você

Aqui está: um guia extenso, baseado em pesquisas, sobre como escrever um e-mail de prospecção para contato comercial que chamará a atenção de seus clientes potenciais e os motivará a responder.

Agora, cabe a você usar essas informações e determinar como redigir um excelente e-mail de prospecção que tenha repercussão em seu público exclusivo.

Recomendo enfaticamente que verifique seus e-mails de prospecção atuais em relação aos pontos que expusemos e faça testes A/B um a um. Isso o ajudará a criar um modelo de e-mail de prospecção perfeito, com base em nossos dados e experiências, bem como em suas próprias conclusões.

Entender como escrever um e-mail para uma chamada fria é fundamental para os profissionais de vendas que desejam alcançar clientes potenciais e gerar leads com eficácia, mas não é uma tarefa fácil.

No entanto, depois de adotar essas práticas recomendadas comprovadas e ajustá-las ao seu negócio, nicho e público-alvo exclusivos, você terá um mecanismo de divulgação eficaz e escalável que gerará mais reuniões agendadas, levando sua empresa a novos patamares.

Lembre-se, na maioria dos casos, tudo começa com um simples e-mail.