Cómo escribir un correo electrónico formal: Consejos y secretos para 2024

La habilidad de redactar correos electrónicos formales e impactantes es imprescindible en 2024, cuando los correos electrónicos continúen siendo la forma de comunicación preferida de los trabajadores a distancia y de todo el mundo.

El método de comunicación preferido entre los trabajadores de oficina (Estados Unidos)

Fuente: Statista

Dominar el arte de redactar correos electrónicos formales bien estructurados e impactantes es más importante que nunca, ya que no hay ningún botón para editar el correo electrónico después de haber sido enviado, lo cual le suma aún más importancia cuando se le escriben correos electrónicos a clientes o posibles clientes.

Para ello, es necesario:

• Asegurarse de que cada palabra está escrita correctamente.
• Mantener un tono profesional, educado y cordial.
• Ser claro y conciso.
• Mantener conversaciones interesantes y productivas.

¿Estás listo para sumergirte en los consejos y secretos esenciales, abrir más puertas con tus correos electrónicos formales y causar una gran primera impresión a tus destinatarios?

Aprende a mejorar tu estilo y a enviar correos electrónicos como todo un profesional con nuestra guía.

¿Qué son los correos electrónicos formales?

Un correo electrónico formal es un tipo de comunicación empresarial.

Los profesionales lo utilizan para mantenerse en contacto con colegas o clientes potenciales compartiendo información, solicitudes o cualquier comunicación comercial, etc. Los correos electrónicos formales difieren significativamente de los textos o correos electrónicos que puedes enviar a tu familia y amigos.

A la hora de redactar correos electrónicos formales, es mejor atenerse a ciertas reglas, incluidas las directrices de etiqueta del correo electrónico.

Los correos electrónicos formales pueden dividirse en las siguientes categorías:

Ahora que ya sabemos lo que son los correos electrónicos formales, veamos en qué consisten.

¿En qué consisten los correos electrónicos formales?

Los correos electrónicos formales tienen una estructura fija que debes seguir.

Es como una carta formal, pero en formato digital. La estructura fija ayuda a garantizar el máximo nivel de formalidad y mantiene un tono profesional, independientemente de si lo envías a tus nuevos clientes potenciales o a tu jefe.

Esto es lo que debes saber sobre la estructura ideal de un correo electrónico formal.

Línea de asunto → un resumen conciso y descriptivo

Es mejor que tu línea de asunto tenga unas 7 palabras. No intentes impresionar a tus destinatarios con las primeras palabras. Omite las mayúsculas, los signos de exclamación y las palabras vagas que realmente no dicen nada.

He aquí algunos ejemplos de buenos asuntos:

• «Solicitud de reunión: Discutir la estrategia de marketing del tercer trimestre».
• «Seguimiento: Calendario y resultados del proyecto [X]».
• «Le invitamos: Conferencia anual del sector 2024»

Saludo → un saludo apropiado

Si piensas en «cómo empezar un correo electrónico formal», aquí tienes todas las respuestas.

Los correos electrónicos formales no pueden empezar con «Oye» o «Hola»: deja estos saludos para tu familia y amigos.

Cuando te pongas en contacto con ejecutivos o clientes potenciales, es mejor adoptar un enfoque más formal en los saludos de correo electrónico formales, como «Estimado + [Nombre]» o «A quien corresponda» cuando no conozcas a tus destinatarios.

Encuentra más información sobre los saludos (no solo los saludos formales por correo electrónico, sino todas las conversaciones) en nuestra guía completa de saludos por correo electrónico.

Cuerpo → el contenido principal del correo electrónico

Cuando escribas el cuerpo de tu correo electrónico, divídelo en párrafos claros y concisos:

• Empieza con una frase que indique claramente el propósito de tu correo electrónico. En los párrafos intermedios, da los detalles necesarios, el contexto y cualquier información de apoyo.
• Los párrafos deben ser cortos (2-3 frases) para que el mensaje sea fácil de leer y digerir.
• Concluye con un resumen de sus puntos principales y una llamada a la acción clara (lo que quiere que la persona haga a continuación, como responder, concertar una reunión o facilitar información).

En todo el mensaje, mantén un lenguaje profesional, claro y respetuoso. Evita la jerga, los emojis y los formatos extravagantes. Utiliza un tipo de letra sencillo y fácil de leer, como Arial o Calibri, y usa la negrita o la cursiva con moderación para dar énfasis.

Para asegurarte de que tus correos electrónicos formales dan siempre en el blanco:

• Utiliza el nombre y el cargo preferidos de la persona, si los conoces.
• Revisa la gramática, la ortografía y la puntuación. Utiliza el corrector ortográfico integrado en tu plataforma de correo electrónico.
• Ten en cuenta las diferencias y sensibilidades culturales, sobre todo si te diriges a alguien de otro país o procedencia.
• Utiliza palabras claras, concisas y sin jerga. Evita términos específicos del sector o acrónimos que el destinatario pueda desconocer.
• Evita el sarcasmo, las bromas o el lenguaje demasiado informal que pueda malinterpretarse o parecer poco profesional.

Cierre → una despedida amable y la acción que esperas

Debes terminar su correo electrónico formal con una declaración final cortés que refuerce su punto principal o la acción deseada:

• Gracias por su tiempo y consideración.
• Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta o inquietud.
• Espero tener noticias suyas pronto.

A continuación, firma el mensaje con una frase profesional, por ejemplo:

• Saludos cordiales
• Atentamente
• Agradecimientos

¿Necesitas más opciones profesionales para terminar un correo electrónico formal? En esta guía encontrarás muchas (¡muchísimas!) opciones de cierre para tu correo electrónico (o, como puedes llamarlo, firma de correo electrónico formal).

Firma → incluye tu nombre completo, cargo y datos de contacto

Justo después de una firma formal de correo electrónico, hablemos de las firmas de correo electrónico.

Pueden parecer un pequeño detalle, pero una gran firma realmente puede hacer que tus correos electrónicos destaquen. Aquí tienes un ejemplo de firma de correo electrónico bien formateada:

Cuando diseñes tu firma de correo electrónico, procura que sea sencilla, limpia y fácil de leer.

Esto es lo que debes incluir en tu firma:

• Tu nombre completo → empieza con tu nombre y apellidos, para que la gente sepa exactamente con quién se está comunicando.
• Tu cargo o puesto → incluye tu cargo o puesto actual, para que los destinatarios entiendan tu función y experiencia. Si tienes varias funciones o títulos, elige el que sea más relevante para la conversación por correo electrónico.
• Tu empresa u organización → si procede, incluye el nombre de la empresa u organización para la que trabajas. Esto ayuda a establecer credibilidad y contexto para tu correo electrónico.
• Tus datos de contacto → facilita que la gente se ponga en contacto contigo incluyendo tu información de contacto clave, como tu número de teléfono, dirección de correo electrónico y URL del sitio web. Si tienes varios números de teléfono o direcciones de correo electrónico, incluye los que sean más apropiados para la comunicación empresarial.
• Perfiles en redes sociales → si tienes perfiles profesionales en redes sociales, como LinkedIn o Twitter, puedes incluir enlaces a ellos en tu firma. Esto permite a los destinatarios conectar contigo en otras plataformas y conocer mejor tu trabajo y experiencia.
• Un retrato o logotipo profesional → añadir un pequeño retrato profesional o el logotipo de tu empresa puede ayudar a poner cara a tu nombre y hacer que tu firma sea más atractiva visualmente. Asegúrate de que la imagen sea de alta calidad y apropiada para un entorno empresarial.
• Descargo de responsabilidad o declaración legal → si tu empresa lo exige, incluye un descargo de responsabilidad legal o una declaración de confidencialidad al pie de tu firma. Esto ayuda a proteger la información sensible y a cumplir con la normativa del sector.

Al incluir todos estos elementos en un formato claro y conciso, tu firma de correo electrónico reforzará tu profesionalidad y facilitará que la gente conecte contigo más allá de la bandeja de entrada.

Antes de lanzarte a teclear y escribir correos electrónicos, es mejor que te tomes un momento y analices a tu público objetivo y la razón por la que necesitas enviar este correo electrónico. ¿Qué espera que haga el destinatario después de leer su correo electrónico? ¿Compartir información? ¿Celebrar una reunión? ¿Compartir una actualización?

Aquí lo tenemos todo.

¿Para qué sirve escribir un correo electrónico formal?

Todo en el mundo tiene un propósito, y los correos electrónicos no son una excepción.

Con años de experiencia en marketing y ventas por correo electrónico, sabemos cómo crear correos electrónicos formales convincentes para abrir puertas y aumentar su fidelidad. He aquí un sencillo algoritmo que debe seguir mientras estudia a su público objetivo:

¿Cuáles son los principios básicos de la etiqueta del correo electrónico?

Los correos electrónicos formales difieren de los informales en un aspecto crucial: hay que seguir unas normas y directrices específicas para parecer profesional. Es esencial para mantener una imagen profesional y entablar relaciones sólidas con los destinatarios.

Aquí tienes algunos consejos que debes tener en cuenta.

1. Dirígete a tus destinatarios con respeto

Dirígete siempre a tus destinatarios por su nombre preferido y su cargo, si lo conoces.

Si no estás seguro de cómo dirigirte a alguien, peca de formalidad y utiliza un saludo estándar. Puedes elegir uno de los mencionados anteriormente.

2. No utilices palabras coloquiales

En un correo electrónico formal, es mejor evitar el uso de jerga o lenguaje demasiado informal.

Cíñete a un lenguaje claro, conciso y profesional que cualquiera pueda entender, independientemente de su formación o experiencia.

3. Revisa, repasa y corrige tu correo electrónico

Antes de pulsar «enviar», tómate unos minutos para revisar tu correo electrónico en busca de errores tipográficos, gramaticales o de redacción.

Utiliza herramientas de corrección ortográfica y gramatical como Grammarly o Hemingway para detectar cualquier error que se te haya pasado por alto, y lee tu correo electrónico en voz alta para asegurarte de que fluye sin problemas y tiene sentido.

4. Deja los emoticones para tus amigos

Evita utilizar emoticonos, emojis o formatos excesivos como TODO EN MAYÚSCULAS, negrita, cursiva o texto coloreado.

Aunque estos elementos pueden ser útiles para añadir personalidad o énfasis a un correo electrónico informal, pueden parecer poco profesionales o inmaduros en un entorno formal.

5. Presta atención a las diferencias culturales

Si envías un correo electrónico a alguien de otra cultura o país, es importante que tengas en cuenta las posibles diferencias en los estilos, normas y expectativas de comunicación.

Lo que puede considerarse educado o profesional en una cultura puede considerarse grosero u ofensivo en otra.

6. Mantén un tono respetuoso

Ten especial cuidado con el humor, el sarcasmo o las expresiones idiomáticas, ya que pueden perderse fácilmente en la traducción o malinterpretarse entre culturas.

En caso de duda, sea prudente y utilice un lenguaje claro y directo.

No hay tiempo para explicaciones. Prueba Reply para todos tus correos electrónicos (incluidos los formales)

Reply es como tu asistente personal de correo electrónico (con inteligencia artificial y más), que te ayuda a crear correos electrónicos increíbles en un abrir y cerrar de ojos.

Tiene todo tipo de funciones útiles que facilitan el proceso:

1. Plantillas en abundancia

Reply tiene toda una biblioteca de plantillas personalizables para cualquier tipo de correo electrónico formal que se te ocurra: presentaciones, seguimientos, notas de agradecimiento, lo que se te ocurra.

Solo tienes que elegir una plantilla, rellenar los espacios en blanco y ya tienes listo un correo electrónico pulido y profesional.

2. IA SDR

Deja que la IA SDR de Reply, llamada Jason, se encargue de la comunicación por ti las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Puede gestionar conversaciones de forma autónoma y reservar reuniones en piloto automático, dándote más tiempo para centrarte en lo que más importa.

3. Inteligencia artificial

¿No estás seguro de si tu correo electrónico da en el blanco? El asistente de escritura de IA de Reply te cubre las espaldas. Te dará sugerencias sobre cómo mejorar el tono, la estructura y la claridad de tu correo electrónico para que puedas enviarlo con confianza.

4. Alcance multicanal

Reply ofrece difusión multicanal para ayudarte a cubrir todas las fuentes de comunicación. Ya sea correo electrónico, redes sociales o llamadas telefónicas, Reply te ayuda a llegar a tu público dondequiera que esté.

5. Análisis e información

¿Alguna vez te has preguntado si tus correos electrónicos son leídos y respondidos? Con los análisis de correo electrónico de Reply, puedes hacer un seguimiento de aspectos como las tasas de apertura, los tiempos de respuesta y los niveles de compromiso, para saber qué funciona y qué no.

6. Plataforma todo en uno

Reply funciona a la perfección con todas tus herramientas y plataformas favoritas, como Gmail, Outlook, HubSpot, Salesforce y muchas más. Así que puedes integrarlo perfectamente en tu flujo de trabajo actual y hacer aún más cosas.

Así que si quieres mejorar tu correo electrónico formal y ahorrar un montón de tiempo y molestias en el proceso, dale una oportunidad a Reply. Confía en Reply, tu bandeja de entrada y salida (y tu cordura) te lo agradecerán.

¿Cuáles son los mejores ejemplos de correos electrónicos formales?

Estos correos electrónicos cubren todos los elementos clave de un correo electrónico formal ganador, desde la línea de asunto hasta el cierre con una explosión. Tanto si escribes a un colega, a un cliente o a tu jefe, encontrarás un montón de consejos y trucos que podrás robar para tus propios mensajes.

Así que, sin más preámbulos, veamos algunos ejemplos de correos electrónicos formales y veamos por qué funcionan:

Ejemplo 1: Seguimiento de la solicitud de empleo

Ya has solicitado el trabajo de tus sueños y estás esperando una respuesta. Pero, ¿y si no te la dan?

Ahí es donde un correo electrónico de seguimiento puede marcar la diferencia. En este ejemplo, te mostraremos cómo comprobar amablemente el estado de tu solicitud al tiempo que refuerzas tu entusiasmo por el puesto.

Este sencillo detalle puede ayudarte a destacar y a mantener tu candidatura fresca en la mente del responsable de contratación.

Este correo de seguimiento consigue el equilibrio entre profesionalidad y entusiasmo. Es positivo y claro, y transmite tu mensaje con respeto. Veamos por qué funciona este correo electrónico.

Lo que funciona:

• Un asunto claro y específico que recuerda al destinatario la solicitud y el puesto.
• Un tono amable y entusiasta que exprese un interés constante por el puesto.
• Breve resumen de las cualificaciones y la experiencia pertinentes
• Ofrecer información adicional o reunirse en persona
• Firma profesional con nombre completo y datos de contacto

Lo que no funciona:

• No hay detalles específicos sobre lo que hace que el candidato encaje bien en el puesto.
• No se mencionan noticias recientes de la empresa ni novedades que puedan demostrar un mayor interés e investigación.
• Lenguaje ligeramente genérico que podría aplicarse a cualquier solicitud de empleo
• Es mejor evitar el uso de «Espero que este correo electrónico le encuentre bien»’-es una especie de introducción molesta.

Ejemplo 2: Solicitud de reunión con un cliente

¿Necesitas obtener la opinión de tu cliente sobre tu próximo proyecto? Un correo electrónico de solicitud de reunión bien redactado puede allanar el camino.

En este ejemplo, te guiaremos sobre cómo solicitar una reunión para hablar de tu estrategia de marketing Q4. Verás cómo preparar la agenda, expresar tu agradecimiento por su experiencia y facilitar que digan «sí» a la reunión.

Este correo electrónico de solicitud de reunión es una mezcla perfecta de respeto y franqueza, por lo que es fácil para el destinatario aceptarlo. El tono amistoso y la estructura clara lo convierten en un mensaje ganador. Profundicemos en los detalles que lo hacen tan eficaz.

Lo que funciona:

• Línea de asunto específica y práctica que establece claramente el propósito del correo electrónico.
• Tono amable y respetuoso que reconoce el tiempo y la experiencia del destinatario.
• Lista con viñetas de los puntos clave que se tratarán en la reunión.
• Solicitud de detalles concretos de la reunión y ofrecimiento de enviar el orden del día y los documentos.
• Firma profesional con nombre completo, cargo, empresa y datos de contacto.

Lo que no funciona:

• No se menciona por qué la aportación del destinatario es especialmente valiosa o necesaria.
• No se propone una fecha o franja horaria concreta para la reunión.
• No se indican claramente los pasos siguientes ni se pide al destinatario que actúe.

Ejemplo 3: El seguimiento de la red de contactos

Los eventos de networking pueden ser un torbellino, pero el seguimiento es donde se producen las conexiones reales.

Tanto si has conocido a alguien en una conferencia, un seminario web o un encuentro informal, un correo electrónico de seguimiento amistoso puede mantener la conversación. En este ejemplo, le mostraremos cómo elaborar un seguimiento cálido y atractivo que deje una impresión duradera.

Este correo electrónico de seguimiento es eficaz porque combina un asunto claro y específico con un tono cortés y entusiasta. Ofrece un breve resumen de la interacción y sugiere claramente el siguiente paso. Profundicemos en los detalles que convierten este seguimiento en un éxito.

Lo que funciona:

• Línea de asunto personalizada que hace referencia al evento concreto, lo que facilita su recuerdo.
• Tono formal y respetuoso que transmite profesionalidad.
• Referencia a un tema de conversación concreto que demuestre atención e interés genuino.
• Una intención clara de interacción futura sugiriendo una reunión o una llamada, lo que facilita la respuesta del destinatario.
• Flexibilidad en la programación, que muestra respeto por el tiempo del destinatario y aumenta la probabilidad de una reunión.

Lo que no funciona:

• La falta de una propuesta de colaboración concreta puede hacer que el correo electrónico resulte demasiado vago o general.
• No se hace un seguimiento de los puntos de acción tratados durante la reunión inicial, con lo que se pierde la oportunidad de avanzar sobre esa base.
• Frase de cierre genérica que puede no añadir mucho valor o especificidad al correo electrónico.
• No se mencionan los beneficios mutuos de continuar la conversación, lo que puede hacer que la solicitud parezca unilateral.
• No hay una llamada clara a la acción más allá de sugerir una reunión, lo que podría dejar al destinatario inseguro sobre los siguientes pasos.

Ahora que hemos visto algunos ejemplos de correos electrónicos formales, puede que te preguntes: ¿es correcto utilizar una plantilla de correo electrónico formal?

¿Es correcto utilizar una plantilla de correo electrónico formal?

La respuesta corta es «absolutamente».

Utilizar una plantilla de correo electrónico formal puede ahorrarte tiempo y garantizar que tu mensaje sea claro y profesional. Las plantillas son especialmente útiles cuando tienes que enviar correos electrónicos similares con regularidad, como seguimientos, solicitudes de reunión o solicitudes de empleo.

Proporcionan una estructura sólida para que no tengas que empezar de cero cada vez.

Pero recuerda que, aunque las plantillas son un buen punto de partida, es importante personalizarlas. Añade detalles específicos sobre el destinatario o el contexto para que el mensaje parezca auténtico.

De este modo, tu mensaje destacará y demostrará que te has esforzado.

Así que, adelante, utiliza esas plantillas de correo electrónico formales. Solo tienes que modificarlas un poco para hacerlas tuyas y tendrás listo un correo electrónico pulido y eficaz en un abrir y cerrar de ojos.

Nuestras líneas de cierre

En el mundo actual, donde todo el mundo es bombardeado por correos electrónicos, escribir un correo electrónico bien estructurado e impactante es tu jugada ganadora.

Si conoces los componentes clave de un correo electrónico formal, sigues las mejores prácticas de etiqueta y aprovechas herramientas como Reply, podrás llevar tu redacción de correos electrónicos formales al siguiente nivel.

Recuerda que cada correo electrónico formal que envías es una oportunidad para causar una impresión positiva, establecer relaciones sólidas y alcanzar tus objetivos.

Así que tómate tu tiempo para analizar tu público objetivo, definir tu propósito y elaborar un mensaje claro y conciso que resuene en tus destinatarios.