Email Warm-Up 101: Qué significa, por qué es importante y cómo funciona

Olga Zamiatina 12 Feb 2024

Imagina que tienes una gran campaña de email preparada. Has planificado una secuencia de correos electrónicos personalizados con líneas de asunto y CTAs (“call to action”, llamada a la acción en español) potentes, tienes una lista de clientes potenciales interesados y estás impaciente por empezar. Pulsas enviar, te sientas y esperas a que lleguen las respuestas.

Pero estas no llegan. No recibes nada. Cero respuestas, cero clics y cero aperturas. ¿Cómo es posible?

Bueno, los correos electrónicos personalizados y una lista relevante son importantes, pero nada de eso importa si tus correos electrónicos ni siquiera son entregados. Aunque hay varios factores que pueden afectar a la tasa de entrega, uno de los más importantes es la reputación del remitente.

Aquí es donde entra en juego el calentamiento del correo electrónico.

En este artículo analizaremos con más detalle qué significa exactamente, por qué es tan importante y cuáles son las mejores formas de calentar tu dirección de correo electrónico.

¿Qué es el calentamiento del correo electrónico?

El calentamiento del correo electrónico se refiere a la práctica de enviar un número gradualmente creciente de correos electrónicos desde una nueva cuenta de correo electrónico con el objetivo de construir una reputación positiva con los proveedores de correo electrónico y evitar los filtros de spam.

Anteriormente, era posible calentar una cuenta de correo electrónico basándose únicamente en el número de mensajes enviados. Si una cuenta de correo electrónico nueva envía 15 correos el primer día que se utiliza, resulta razonable. Si fuera de cero a mil mensajes en un día resultaría sospechoso. Mientras las cifras parezcan correctas, podrías estar creando una buena reputación.

Hoy en día, los proveedores de servicios de correo electrónico (ESPs) tienen en cuenta factores adicionales a la hora de evaluar tu reputación. En concreto, se fijan en cómo interactúan los destinatarios con tus mensajes. ¿Tus mensajes son abiertos, reciben respuesta y son marcados como importantes? ¿O son ignorados, eliminados y marcados como spam? Para mantener esa reputación positiva, el calentamiento del correo electrónico tiene que demostrar que los destinatarios encuentran valor en tus mensajes.

A la hora de definir el calentamiento del correo electrónico, hay que hacer algunas distinciones importantes. Calentar un dominio nuevo (por ejemplo: ejemplo.com) llevará más tiempo que calentar una nueva cuenta de correo electrónico en un dominio existente (por ejemplo: nombre@ejemplo.com). Debes tener en cuenta ambas cosas a la hora de calentar una dirección de correo electrónico

¿Por qué es necesario calentar el correo electrónico?

Puede que te estés preguntando por qué deberías molestarte en realizar un proceso de calentamiento del correo electrónico. Después de todo, si vas a enviar correos electrónicos igualmente, ¿por qué no seguir adelante y utilizar tu nueva cuenta para hablar con clientes potenciales (a una escala más baja, en principio)?

A diferencia de una campaña de correo electrónico tradicional, el calentamiento del correo electrónico está diseñado específicamente para mejorar la capacidad de entrega. Incluso las mejores campañas de marketing por correo electrónico dirigidas a listas muy comprometidas pueden tener tasas de apertura y respuesta bajas. Basta con que un par de personas marquen su campaña como spam para acabar en la lista negra.

Calentamiento correo electronico

Por lo tanto, hay varias razones para calentar una cuenta de correo electrónico antes de utilizarla para la difusión.

El calentamiento del correo electrónico crea (o repara) la reputación del remitente

Como ya hemos mencionado, el calentamiento del correo electrónico consiste en crear una reputación positiva. Para garantizar que tus usuarios tengan la mejor experiencia posible, los ESPs, como Gmail y Outlook, comprueban la reputación de un remitente antes de permitir el envío de su correo electrónico.

Cuando creas una cuenta de correo electrónico por primera vez, esta tiene una reputación neutra. A partir de ese momento, cada acción que realices tú y los destinatarios de tu correo electrónico se evaluará y se utilizará para puntuar esa reputación. Las acciones que parecen actividades normales y cotidianas para un usuario de correo electrónico (como enviar y recibir un puñado de correos cada día) contribuyen a una reputación positiva.

Por otro lado, enviar un gran número de correos electrónicos que se ignoran o se marcan como spam reducirá tu reputación. Si esa reputación cae demasiado, los ESPs dejarán de aceptar tus correos electrónicos.

Al enviar y recibir correos electrónicos de forma natural, el calentamiento del correo electrónico te ayuda a construir esa reputación, tanto si partes de una situación neutral como si intentas reparar una reputación dañada.

El calentamiento del correo electrónico mejora la capacidad de entrega de los mensajes de ventas

Hay muchos factores que intervienen en un correo electrónico de ventas de alto rendimiento. Desafortunadamente, las técnicas que se utilizan en los correos electrónicos de ventas eficaces pueden levantar banderas rojas con los ESPs.

Por ejemplo, el uso de imágenes personalizadas es una buena forma de captar la atención del lector. Por desgracia, los spammers también utilizan imágenes en lugar de palabras para intentar eludir los filtros. Esto hace que cualquier imagen incluida en un correo electrónico sea una posible señal de alarma y esté sujeta al escrutinio del ESP.

Del mismo modo, un correo electrónico de ventas a menudo incluirá un enlace como parte de su CTA, ya sea para reservar una cita o ver una demostración del producto. Sin embargo, aunque los servicios de acortamiento de URL (como bit.ly) son populares y hacen que tus enlaces parezcan mucho más ordenados que una larga y complicada cadena de texto, también son utilizados por los spammers para desviar a los destinatarios de correo electrónico a una dirección diferente.

Si sigues las buenas prácticas de entregabilidad de un correo electrónico (como asegurarte de que al menos el 80% de tu mensaje sea texto y utilizar enlaces completos a dominios de gran autoridad), podrás evitar los filtros de spam.

Si quieres aumentar aún más tu posicionamiento en la bandeja de entrada, asegúrate de hacer un calentamiento de cuenta adecuado, utilizando las plantillas y firmas de correo electrónico exactas que utilizarás para la difusión. Conseguir que esos mensajes se abran y sean respondidos dará una señal clara a los ESPs de que esas imágenes y enlaces son seguros, dignos de confianza y pueden enviarse a las bandejas de entrada de los destinatarios.

El precalentamiento del correo electrónico te ayuda a ampliar tu alcance más rápidamente

Aunque pueda parecer un proceso largo, el calentamiento del correo electrónico reduce drásticamente el tiempo necesario para construir tu reputación. El calentamiento manual de tu cuenta de correo electrónico puede realizarse en dos o tres semanas. A continuación, puedes empezar a enviar algunos correos electrónicos, aumentando gradualmente el número de correos electrónicos cada pocos días (ve el ejemplo de marco de calentamiento de 3 días a continuación).

Calentamiento email

El proceso puede completarse incluso antes utilizando una herramienta específica y automatizando los correos de calentamiento, como veremos en la siguiente sección.

Aunque puedes saltarte el calentamiento y lanzarte directamente a tu campaña de correo electrónico, pasará mucho tiempo hasta que empieces a ver las señales positivas que alimentan esa reputación. Peor aún, un par de destinatarios insatisfechos pueden echar por tierra esa reputación y hacer que el proceso se alargue aún más.

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Cómo calentar una cuenta de correo electrónico

Hay dos formas principales de calentar una cuenta de correo electrónico. Puedes hacerlo tú mismo manualmente o puedes automatizar el proceso con una herramienta dedicada al calentamiento del correo electrónico.

Calentamiento manual del correo electrónico

Calentar una cuenta de correo electrónico manualmente suele considerarse la opción más segura, ya que tienes el control total del proceso. Simplemente empieza a enviar correos electrónicos a cuentas amigas.

Puedes empezar con cuentas de correo electrónico de tu propiedad, como esa cuenta de Hotmail que aún conservas del colegio o tu cuenta personal de Gmail. Sin embargo, a menos que tengas una gran colección de cuentas de correo electrónico por ahí, vas a necesitar la ayuda de otras personas. Ponte en contacto con amigos, familiares, compañeros de trabajo y cualquier otra persona a la que no le importe hacerte un favor. Lo ideal es que envíes correos electrónicos a un abanico de cuentas lo más amplio posible, para que puedas labrarte una reputación con distintos ESPs.

Recuerda que el compromiso también es un factor clave. Pide a los destinatarios que abran tus mensajes, los respondan y los marquen como importantes. Si un mensaje acaba en la carpeta de spam, pídeles que lo muevan a la bandeja de entrada y lo marquen como seguro.

Calentar tu cuenta de correo electrónico de esta manera es gratis, pero requiere un poco de tiempo y paciencia (además de algunos amigos y familiares colaboradores).

Calentamiento automático del correo electrónico

Si no quieres pasar horas enviando y respondiendo mensajes de calentamiento, siempre puedes utilizar una herramienta específica de calentamiento de correo electrónico para automatizar el proceso. Sólo tienes que conectar tu cuenta de correo electrónico al servicio y sentarte a ver cómo crece tu reputación de remitente.

Es una forma rápida y sencilla de aumentar tu reputación, pero es importante elegir la herramienta adecuada. Antes de suscribirte a un servicio de calentamiento de correo electrónico, averigua cómo funciona exactamente. Estas son algunas preguntas que debes hacerte cuando consideres diferentes herramientas:

¿Utilizan cuentas reales para crear reputación o utilizan cuentas de correo electrónico gratuitas/temporales?
¿Envían mensajes reales o textos ininteligibles sin sentido?
¿Se limitan a enviar y recibir mensajes o también se aseguran de que se interactúe adecuadamente con ellos?

Todo esto puede tener un impacto real en la reputación de tu remitente.

Lista de comprobación de la entregabilidad del correo electrónico (incluye herramientas de eficacia comprobada)

No importa lo buena que sea tu plantilla o lo personales que sean tus mensajes si éstos van a parar a la carpeta de SPAM.

Sigue esta lista de comprobación para hacerte amigo de los filtros de SPAM y garantizar la máxima entregabilidad de tus correos electrónicos de difusión.

Como hemos dicho antes, normalmente se tarda entre 2 y 3 semanas en preparar una cuenta de correo electrónico recién creada para la difusión. Si sigues un programa de envío coherente y garantizas una interacción positiva, tu reputación de remitente puede aumentar incluso más rápido.

Sin embargo, esto no significa que puedas lanzar una secuencia de contacto “en frío” a gran escala al día siguiente. Apresurarse a aumentar el número de correos electrónicos enviados probablemente dará lugar a problemas de entregabilidad y puede dañar seriamente tu reputación.

En este caso, hay dos cosas a tener en cuenta:

En primer lugar, aumenta gradualmente el volumen de envíos para no levantar ninguna bandera roja. Puedes seguir el programa descrito anteriormente para aumentar de forma constante el número de correos electrónicos enviados a diario, escalando de forma segura tu alcance.
En segundo lugar, mantén activado el calentamiento aunque ya hayas alcanzado la tasa de entrega deseada. Al enviar mensajes automatizados que garanticen una alta participación junto con tus correos electrónicos en frío nivelará los posibles cambios en tu puntuación de remitente.

Conclusiones finales

Aunque puede que no sea lo primero en lo que pienses cuando se trata de promoción de ventas, el calentamiento del correo electrónico es una parte esencial de cualquier campaña de correo electrónico. Tanto antes como durante la campaña de captación en frío, el calentamiento del correo electrónico mejora la entregabilidad y aumenta las probabilidades de que los clientes potenciales vean tu mensaje.