Como escrever um e-mail formal: Dicas e segredos para 2024

A habilidade de redigir e-mails formais poderosos é imprescindível em 2024, quando os e-mails continuam sendo a forma de comunicação preferida para trabalhadores remotos e para o mundo todo.

Método de comunicação preferido entre os funcionários de escritório (Estados Unidos)

Fonte: Statista

Dominar a arte de elaborar e-mails formais bem estruturados e impactantes é mais importante do que nunca, pois não há botão para corrigir o e-mail depois de enviado. Os riscos são maiores quando se escreve e-mails para clientes ou clientes em potencial.

Você precisa:

• Certificar-se de que cada palavra esteja perfeita e correta.
• Manter o tom profissional, educado e amigável.
• Tornar seus e-mails claros e concisos.
• Manter as conversas envolventes e produtivas.

Você está pronto para mergulhar nas dicas e segredos essenciais, abrir mais portas com seus e-mails formais e causar uma ótima primeira impressão nos destinatários?

Saiba como melhorar seu estilo e enviar e-mails como um chefe com nosso guia.

O que são e-mails formais?

Um e-mail formal é um tipo de comunicação comercial.

Os profissionais o utilizam para manter contato com colegas ou clientes em potencial, compartilhando informações, solicitações ou qualquer comunicação comercial, etc. Os e-mails formais diferem significativamente dos textos ou e-mails que você pode enviar para sua família e amigos.

Ao compilar e-mails formais, é melhor seguir determinadas regras, inclusive as diretrizes de etiqueta de e-mail.

Os e-mails formais podem ser divididos nas seguintes categorias.

Agora que sabemos o que são e-mails formais, vamos detalhar em que eles realmente consistem.

Em que consistem os e-mails formais?

Os e-mails formais possuem uma estrutura fixa que você precisa seguir.

É como uma carta formal, mas em um formato digital. A estrutura fixa ajuda a garantir o mais alto nível de formalidade e mantém um tom profissional, independentemente de ser enviado a novos clientes potenciais ou ao seu chefe.

Veja a seguir o que você precisa saber sobre a estrutura ideal de um e-mail formal.

Linha de assunto → um resumo conciso e descritivo

É melhor manter sua linha de assunto com cerca de 7 palavras. Não tente impressionar seus destinatários logo nas primeiras palavras. Ignore o caps lock, os pontos de exclamação e as palavras vagas que não dizem nada.

Aqui estão alguns exemplos de ótimas linhas de assunto:

• “Solicitação de reunião: Discutindo a estratégia de marketing do terceiro trimestre”
• “Acompanhamento: Cronograma e resultados do projeto [X]”
• “Você está convidado: Conferência Anual do Setor 2024”

Saudação → uma saudação apropriada

Se você pensar em “como iniciar um e-mail formal”, aqui estão todas as respostas.

Os e-mails formais não podem começar com “Oi” ou “Olá” – deixe essas saudações para sua família e amigos.

Ao entrar em contato com executivos ou clientes em potencial, é melhor adotar uma abordagem mais formal nas saudações formais por e-mail, como “Prezado + [Nome]” ou “A quem possa interessar” quando você não conhecer os destinatários.

Encontre mais informações sobre saudações (não apenas saudações para e-mails formais, mas para todas as conversas) em nosso guia completo de saudações por e-mail.

Corpo → o conteúdo principal do e-mail

Quando você estiver escrevendo o corpo do e-mail, divida-o em parágrafos claros e concisos:

• Comece com uma frase que declare claramente o objetivo de seu e-mail. Nos parágrafos intermediários, forneça os detalhes necessários, o contexto e qualquer informação de apoio.
• Mantenha os parágrafos curtos (2 a 3 frases) para facilitar a leitura e a digestão do e-mail. Use marcadores ou listas numeradas para destacar pontos-chave ou itens de ação.
• Encerre com um resumo de seus pontos principais e uma clara chamada para ação (o que você deseja que a pessoa faça em seguida, como responder, marcar uma reunião ou fornecer informações).

Em todo o e-mail, mantenha uma linguagem profissional, clara e respeitosa. Evite as gírias, os emojis e uma formatação maluca. Use uma fonte simples e fácil de ler, como Arial ou Calibri, e use negrito ou itálico com moderação para dar ênfase.

Para garantir que seus e-mails formais sejam sempre bem-sucedidos:

• Use o nome e o título preferidos da pessoa, se você souber.
• Verifique novamente a gramática, a ortografia e a pontuação. Use ferramentas como o Grammarly ou a verificação ortográfica integrada em sua plataforma de e-mail.
• Esteja ciente das diferenças e sensibilidades culturais, especialmente se estiver enviando um e-mail para alguém de outro país ou de outra origem.
• Mantenha suas palavras claras, concisas e sem jargões. Evite termos específicos do setor ou acrônimos que o destinatário talvez não conheça.
• Evite sarcasmo, piadas ou linguagem excessivamente casual que possa ser mal interpretada ou parecer pouco profissional.

Encerramento → uma assinatura educada e a ação que você espera

Você deve encerrar seu e-mail formal com uma declaração de encerramento educada que reforce seu ponto principal ou a ação desejada:

• Obrigado por seu tempo e consideração.
• Por favor, informe-me se tiver alguma dúvida ou preocupação.
• Espero ter notícias suas em breve.

Siga sua declaração de encerramento com uma assinatura profissional, como:

• Com os melhores cumprimentos
• Atenciosamente
• Obrigado (a)

Precisa de mais opções de maneiras profissionais de como encerrar um e-mail formal? Neste guia, você pode encontrar muitas (tipo, muitas mesmo!) opções de encerramento para seu e-mail (ou, como você pode chamá-las, encerramentos de e-mail formal).

Assinatura → inclua seu nome completo, título e detalhes de contato

Logo após a assinatura do e-mail formal, vamos falar sobre as assinaturas de e-mail.

Elas podem parecer um pequeno detalhe, mas uma ótima assinatura pode realmente fazer com que seus e-mails se destaquem. Aqui está um exemplo de uma assinatura de e-mail bem formatada:

Ao criar sua assinatura de e-mail, mantenha-a simples, limpa e fácil de ler.

Veja o que deve ser incluído em sua assinatura:

• Seu nome completo → comece com seu nome e sobrenome, para que as pessoas saibam exatamente com quem estão se comunicando.
• Seu cargo ou posição → inclua seu cargo ou posição atual, para que os destinatários entendam sua função e experiência. Se você tiver várias funções ou títulos, escolha aquele que for mais relevante para a conversa por e-mail.
• Sua empresa ou organização → se aplicável, inclua o nome da empresa ou organização para a qual você trabalha. Isso ajuda a estabelecer credibilidade e contexto para seu e-mail.
• Seus detalhes de contato → facilite o contato com as pessoas ao incluir suas principais informações de contato, como número de telefone, endereço de e-mail e URL do site. Se você tiver vários números de telefone ou endereços de e-mail, inclua os mais adequados para a comunicação comercial.
• Perfis de mídia social → se você tiver perfis profissionais de mídia social, como LinkedIn ou Twitter, você poderá incluir links para eles em sua assinatura. Isso permite que os destinatários se conectem com você em outras plataformas e saibam mais sobre seu trabalho e experiência.
• Uma foto profissional ou um logotipo → adicionar uma pequena foto profissional ou o logotipo da empresa pode ajudar a dar um rosto ao seu nome e tornar sua assinatura mais atraente visualmente. Certifique-se apenas de que a imagem seja de alta qualidade e apropriada para um ambiente de negócios.
• Uma isenção de responsabilidade ou declaração legal → se sua empresa exigir, inclua uma isenção de responsabilidade legal ou uma declaração de confidencialidade na parte inferior da assinatura. Isso ajuda a proteger informações confidenciais e a cumprir as normas do setor.

Ao incluir todos esses elementos em um formato claro e conciso, sua assinatura de e-mail reforçará seu profissionalismo e facilitará a conexão das pessoas com você além da caixa de entrada.

Antes de começar a digitar e escrever e-mails, é melhor parar um pouco e analisar seu público-alvo e o motivo pelo qual você precisa enviar esse e-mail. O que você espera que o destinatário faça depois de ler seu e-mail? Compartilhe informações? Marque uma reunião? Compartilhe uma atualização?

Nós temos tudo o que você precisa aqui.

Qual é o objetivo de escrever um e-mail formal?

Tudo no mundo tem seu próprio propósito, e os e-mails não são exceção.

Com anos de experiência em marketing por e-mail e vendas, nós sabemos como criar e-mails formais convincentes para abrir portas e aumentar sua fidelidade. Aqui está um algoritmo simples a ser seguido enquanto você estuda seu público-alvo:

Quais são os princípios básicos da etiqueta de e-mail?

Os e-mails formais diferem dos informais em um aspecto crucial: você precisa seguir regras e diretrizes específicas para parecer profissional. Isso é essencial para manter uma imagem profissional e criar relacionamentos sólidos com seus destinatários.

Aqui estão algumas dicas importantes que você deve ter em mente.

1. Dirija-se aos destinatários com respeito

Sempre se dirija aos destinatários pelo nome e título preferidos, se conhecidos.

Se você não tiver certeza de como se dirigir a alguém, opte pela formalidade e use uma saudação padrão. Você pode escolher uma das mencionadas acima.

2. Não use palavras coloquiais

Em um e-mail formal, é melhor evitar o uso de gírias, jargões ou linguagem excessivamente casual.

Use uma linguagem clara, concisa e profissional que qualquer pessoa possa entender, independentemente de sua formação ou experiência.

3. Verifique, analise e revise seu e-mail

Antes de clicar em “enviar”, dedique alguns minutos para revisar seu e-mail e verificar se há erros de digitação, gramaticais ou de fraseologia.

Use ferramentas de verificação ortográfica e gramatical, como o Grammarly ou o Hemingway, para detectar erros que possam ter passado despercebidos e leia o e-mail em voz alta para garantir que ele flua sem problemas e faça sentido.

4. Deixe os emojis para amigos e família

Evite usar emoticons, emojis ou formatação excessiva, como letras maiúsculas, negrito, itálico ou texto colorido.

Embora esses elementos possam ser úteis para adicionar personalidade ou ênfase a um e-mail casual, eles podem parecer pouco profissionais ou imaturos em um ambiente formal.

5. Preste atenção às diferenças culturais

Se você estiver enviando um e-mail para alguém de outra cultura ou país, é importante estar atento às possíveis diferenças de estilos, normas e expectativas de comunicação.

O que pode ser considerado educado ou profissional em uma cultura pode ser visto como rude ou ofensivo em outra.

6. Mantenha um tom respeitoso

Seja particularmente cuidadoso com o humor, o sarcasmo ou as expressões idiomáticas, pois eles podem facilmente se perder na tradução ou ser mal interpretados em outras culturas. 

Em caso de dúvida, opte pela cautela e mantenha uma linguagem clara e direta.

Não há tempo para explicar. Experimente o Reply em todos os seus e-mails (inclusive os formais)

O Reply é como seu assistente pessoal de e-mail (com IA e outras coisas), que ajuda a criar e-mails incríveis em pouco tempo.

Ele tem todos os tipos de recursos úteis que tornam o processo muito fácil:

1. Modelos em abundância

O Reply possui uma biblioteca de modelos personalizáveis completa para todo tipo de e-mail formal que você possa imaginar: apresentações, acompanhamentos, notas de agradecimento, etc.

Basta escolher um modelo, preencher os espaços em branco e pronto, você terá um e-mail profissional e polido pronto para ser enviado.

2. SDR com IA

Deixe que o SDR com IA da Reply (o nome dele é Jason, caso você não saiba) cuide da comunicação para você 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Ele pode gerenciar as conversas de forma autônoma e agendar reuniões no piloto automático, dando-lhe mais tempo para se concentrar no que é mais importante.

3. Assistente de redação com IA

Não tem certeza se seu e-mail está correto? O assistente de redação com IA da Reply está à sua disposição. Ele lhe dará sugestões sobre como melhorar o tom, a estrutura e a clareza do seu e-mail, para que você possa enviá-lo com confiança.

4. Alcance multicanal

A Reply oferece alcance multicanal para ajudá-lo a cobrir todas as fontes de comunicação. Seja por e-mail, mídia social ou ligações telefônicas, a Reply tem tudo o que você precisa para alcançar o seu público onde quer que ele esteja.

5. Análises e insights

Você já se perguntou se os seus e-mails estão sendo lidos e respondidos? Com a análise de e-mail da Reply, você pode acompanhar itens como taxas de abertura, tempos de resposta e níveis de engajamento, para saber o que está funcionando e o que não está.

6. Plataforma completa

A Reply funciona bem com todas as suas ferramentas e plataformas favoritas, como Gmail, Outlook, HubSpot, Salesforce e outras. Assim, você pode integrá-la perfeitamente ao seu fluxo de trabalho existente e fazer ainda mais.

Portanto, se você quiser melhorar seu jogo de e-mail formal e economizar muito tempo e aborrecimento no processo, experimente a Reply. Confie na Reply, sua caixa de entrada e de saída (e sua sanidade) agradecerão.

Quais são os principais exemplos de e-mails formais?

Desde acertar em cheio na linha de assunto até o fechamento com um estrondo, esses e-mails abrangem todos os elementos-chave de um e-mail formal bem-sucedido. Quer você esteja escrevendo para um colega, um cliente ou seu chefe, você encontrará muitas dicas e truques para usar em suas próprias mensagens.

Portanto, sem mais enrolação, vamos dar uma olhada em alguns exemplos de e-mails formais e ver o que os torna mais interessantes:

Exemplo 1: O acompanhamento do pedido de emprego

Então, você se candidatou ao emprego dos seus sonhos e agora está esperando uma resposta. Mas espere – e se você não receber uma?

É aí que um e-mail de acompanhamento amigável pode fazer toda a diferença. Neste exemplo, nós mostraremos como verificar educadamente o status da sua candidatura e, ao mesmo tempo, reforçar seu entusiasmo pela função.

Esse simples toque pode ajudá-lo a se destacar e manter sua candidatura fresca na mente do gerente de contratação.

Esse e-mail de acompanhamento consegue o equilíbrio entre profissionalismo e entusiasmo. Ele mantém as coisas positivas e claras, garantindo que sua mensagem seja transmitida com respeito. Vamos detalhar o que faz esse e-mail funcionar.

O que funciona:

• Linha de assunto clara e específica que lembra o destinatário da candidatura e da vaga
• Tom educado e entusiasmado que expressa interesse contínuo na função
• Breve recapitulação das qualificações e da experiência relevantes
• Oferta para fornecer informações adicionais ou reunião pessoal
• Assinatura profissional com nome completo e detalhes de contato

O que não funciona:

• Nenhum detalhe específico sobre o que faz do candidato uma boa opção para a função
• Nenhuma menção a notícias ou desenvolvimentos recentes da empresa que possam demonstrar interesse e pesquisa mais profundos
• Linguagem um pouco genérica que poderia se aplicar a qualquer candidatura a emprego

É melhor evitar o uso de “Espero que este e-mail a encontre bem”, pois é uma introdução um tanto irritante.

Exemplo 2: Solicitação de reunião com o cliente

Você precisa obter a opinião de seu cliente sobre seu próximo projeto? Um e-mail de solicitação de reunião bem elaborado pode preparar o caminho.

Neste exemplo, vamos orientá-lo sobre como solicitar uma reunião para discutir sua estratégia de marketing para o quarto trimestre. Você verá como definir sua agenda, expressar seu apreço pela experiência do cliente e facilitar a resposta afirmativa à reunião.

Este e-mail de solicitação de reunião é uma combinação perfeita de respeito e franqueza, de modo que é fácil para o destinatário aceitar. O tom amigável e a estrutura clara fazem dele um sucesso. Vamos nos aprofundar nos detalhes que o tornam tão eficaz.

O que funciona:

• Linha de assunto específica e acionável que declara claramente o objetivo do e-mail
• Tom amigável e respeitoso que reconhece o tempo e a experiência do destinatário
• Lista com marcadores dos principais pontos a serem discutidos na reunião
• Solicitação de detalhes específicos da reunião e oferta de envio da agenda e dos documentos
• Assinatura profissional com nome completo, cargo, empresa e detalhes de contato

O que não funciona:

• Nenhuma menção do motivo pelo qual a contribuição do destinatário é particularmente valiosa ou necessária
• Nenhuma data específica ou intervalo de tempo proposto para a reunião
• Não há etapas seguintes claras ou uma chamada para ação para o destinatário

Exemplo 3: Acompanhamento do networking

Os eventos de networking podem ser um turbilhão, mas é no acompanhamento que as conexões reais acontecem.

Se você conheceu alguém em uma conferência, em um webinar ou em um encontro casual, um e-mail de acompanhamento amigável pode manter a conversa em andamento. Neste exemplo, nós mostraremos como criar um acompanhamento caloroso e envolvente que deixe uma impressão duradoura.

Esse e-mail de acompanhamento é eficaz porque combina uma linha de assunto clara e específica com um tom educado e entusiasmado. Ele oferece uma breve recapitulação da interação e sugere uma próxima etapa clara. Vamos nos aprofundar nos detalhes que tornam esse acompanhamento de networking um sucesso.

O que funciona:

• Linha de assunto personalizada que faz referência ao evento específico, facilitando a lembrança.
• Tom formal e respeitoso que estabelece profissionalismo.
• Referência a um tópico específico da conversa que demonstre atenção e interesse genuíno.
• Intenção clara de interação futura ao sugerir uma reunião ou ligação, facilitando a resposta do destinatário.
• Flexibilidade na programação, o que demonstra respeito pelo tempo do destinatário e aumenta a probabilidade de uma reunião.

O que não funciona:

• A falta de uma proposta de colaboração específica pode fazer com que o e-mail pareça muito vago ou geral.
• Não há acompanhamento de nenhum ponto acionável discutido durante a reunião inicial, perdendo a oportunidade de desenvolver o assunto.
• Frase de encerramento genérica que pode não agregar muito valor ou especificidade ao e-mail.
• Nenhuma menção aos benefícios mútuos de continuar a conversa, o que pode fazer com que a solicitação pareça unilateral.
• Nenhuma chamada clara para ação além da sugestão de uma reunião, o que pode deixar o destinatário inseguro quanto às próximas etapas.

Agora que nós vimos alguns dos principais exemplos de e-mails formais, você deve estar se perguntando: é correto usar um modelo de e-mail formal?

É correto usar um modelo de e-mail formal?

A resposta curta é “com certeza”!

Usar um modelo de e-mail formal pode economizar seu tempo e garantir que sua mensagem seja clara e profissional. Os modelos são especialmente úteis quando você precisa enviar e-mails semelhantes regularmente, como acompanhamentos, solicitações de reunião ou pedidos de emprego.

Eles fornecem uma estrutura sólida, para que você não precise começar do zero todas as vezes.

Mas lembre-se de que, embora os modelos ofereçam um bom ponto de partida, é importante personalizá-los. Adicione detalhes específicos sobre o destinatário ou o contexto para que seu e-mail pareça genuíno.

Dessa forma, seu e-mail se destaca e mostra que você se esforçou.

Portanto, vá em frente e use esses modelos formais de e-mail. Basta ajustá-lo um pouco para torná-lo seu, e você terá um e-mail polido e eficaz pronto em pouco tempo!

Nossas linhas de encerramento

No mundo de hoje, onde todos são bombardeados por e-mails, escrever um e-mail bem estruturado e impactante é sua jogada vencedora.

Compreendendo os principais componentes de um e-mail formal, seguindo as práticas recomendadas de etiqueta de e-mail e aproveitando o poder de ferramentas como a Reply, você pode levar sua redação de e-mail formal para o próximo nível.

Lembre-se de que cada e-mail formal que você envia é uma oportunidade de causar uma impressão positiva, criar relacionamentos sólidos e atingir suas metas.

Portanto, dedique um tempo para analisar seu público-alvo, definir seu objetivo e elaborar uma mensagem clara e concisa que seja do agrado dos destinatários.