Comment écrire un email formel : Conseils et secrets pour 2024

La capacité à rédiger des e-mails formels puissants est indispensable en 2024, alors que les e-mails restent une forme de communication privilégiée pour les travailleurs à distance et le monde entier.

Méthode de communication préférée des employés de bureau (États-Unis)

Source: Statista

Il est plus important que jamais de maîtriser l’art de rédiger des e-mails formels, bien structurés et percutants, car il n’y a pas de bouton pour corriger l’e-mail une fois qu’il a été envoyé. Les enjeux sont élevés lorsque vous écrivez des e-mails à des clients ou à des prospects.

Vous devez

• Veiller à ce que chaque mot soit parfait et juste.
• Garder un ton professionnel, poli et amical.
• Faire en sorte que vos e-mails soient clairs et concis.
• Faire en sorte que les conversations soient engageantes et productives.

Êtes-vous prêt à vous plonger dans les conseils et secrets essentiels, à ouvrir davantage de portes grâce à vos emails formels et à faire une excellente première impression sur vos destinataires ?

Apprenez à améliorer votre style et à envoyer des e-mails comme un patron grâce à notre guide.

Qu’est-ce qu’un e-mail formel ?

Un e-mail formel est un type de communication professionnelle.

Les professionnels l’utilisent pour rester en contact avec des collègues ou des prospects en partageant des informations, des demandes et d’autres communications commerciales, etc. Les e-mails formels diffèrent considérablement des messages que vous pouvez envoyer à votre famille et à vos amis.

Lors de la rédaction d’un e-mail formel, il est préférable d’adhérer à certaines règles, notamment celles de l’étiquette du e-mail.

Les e-mails formels peuvent être classés en différentes catégories.

Maintenant que nous savons ce que sont les e-mails formels, voyons en quoi ils consistent.

En quoi consistent les e-mails formels ?

Les e-mails formels ont une structure fixe que vous devez respecter.

C’est comme une lettre formelle, mais dans un format numérique. La structure fixe permet de garantir le plus haut niveau de formalité et de maintenir un ton professionnel, que vous l’envoyiez à votre patron ou à de nouveaux clients potentiels.

Voici ce qu’il faut savoir sur la structure idéale d’un courrier électronique formel.

Objet → un résumé concis et descriptif

Il est préférable de limiter l’objet du message à environ 7 mots. N’essayez pas d’impressionner vos destinataires dès les premiers mots. Oubliez les majuscules, les points d’exclamation et les mots vagues qui ne disent pas grand-chose.

Voici quelques exemples d’excellentes lignes d’objet :

• « Demande de réunion : Discussion sur la stratégie marketing du troisième trimestre »
• « Suivi : Projet [X] : calendrier et résultats attendus ».
• « Vous êtes invité : Conférence annuelle de l’industrie 2024 »

Salutation → une formule de politesse appropriée

Si vous vous demandez comment débuter un e-mail formel, voici toutes les réponses.

Les e-mails formels ne peuvent pas commencer par « Hé » ou « Bonjour » – laissez ces salutations à votre famille et à vos amis.

Lorsque vous contactez des cadres ou des prospects, il est préférable d’adopter une approche plus formelle dans les salutations telles que « Cher + [Nom] » ou « À qui de droit » lorsque vous ne connaissez pas vos destinataires.

Pour en savoir plus sur les salutations (non seulement les salutations formelles, mais aussi toutes les conversations), consultez notre guide complet sur les salutations par courrier électronique.

Corps → le contenu principal de l’e-mail

Lorsque vous rédigez le corps de votre e-mail, divisez-le en paragraphes clairs et concis :

• Commencez par une phrase qui énonce clairement l’objet de votre e-mail. Dans les paragraphes intermédiaires, donnez les détails nécessaires, le contexte et toute information complémentaire.
• Les paragraphes doivent être courts (2 à 3 phrases) pour que votre e-mail soit facile à lire et à assimiler. Utilisez des puces ou des listes numérotées pour mettre en évidence les points clés ou les actions à entreprendre.
• Terminez par un résumé de vos principaux points et un appel à l’action clair – ce que vous souhaitez que la personne fasse ensuite, comme répondre, organiser une réunion ou fournir des informations.

Tout au long de votre e-mail, utilisez un langage professionnel, clair et respectueux. Oubliez l’argot, les émojis et les formats compliqués. Utilisez une police de caractères simple et facile à lire, comme Arial ou Calibri, et utilisez les caractères gras ou italiques avec parcimonie pour mettre l’accent.

Pour que vos e-mails formels fassent mouche à chaque fois :

• Utilisez le nom et le titre préférés de la personne si vous les connaissez.
• Vérifiez deux fois votre grammaire, votre orthographe et votre ponctuation. Utilisez des outils comme Grammarly ou le correcteur orthographique intégré à votre plateforme de messagerie.
• Soyez conscient des différences culturelles et des sensibilités, en particulier si vous envoyez un e-mail à une personne d’un autre pays ou d’une autre origine.
• Utilisez des mots clairs, concis et sans jargon. Évitez les termes ou les acronymes spécifiques à un secteur d’activité que le destinataire pourrait ne pas connaître.
• Évitez le sarcasme, les plaisanteries et un langage trop décontracté qui pourrait être mal interprété ou sembler non professionnel.

Clôture → une signature polie et l’action que vous attendez

Vous devez terminer votre e-mail formel par une déclaration finale polie qui renforce votre point principal ou l’action souhaitée :

• Je vous remercie de votre temps et de votre attention.
• N’hésitez pas à me faire part de vos questions ou de vos préoccupations.

• J’espère recevoir de vos nouvelles bientôt.

Faites suivre votre conclusion d’une signature professionnelle, telle que :

• Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
• Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
• Je vous remercie.

Vous avez besoin de plus d’options pour terminer un e-mail formel de manière professionnelle ? Dans ce guide, vous trouverez de nombreuses (vraiment nombreuses !) options de clôture pour votre e-mail (ou, comme vous pouvez les appeler, une signature d’e-mail formel).

Signature → inclut votre nom complet, votre titre et vos coordonnées

Juste après la signature formelle d’un e-mail, parlons de la signature des e-mails.

Ce n’est peut-être qu’un détail, mais une bonne signature peut vraiment faire ressortir vos e-mails. Voici un exemple de signature d’e-mail bien formatée :

Lorsque vous concevez votre signature, veillez à ce qu’elle soit simple, claire et facile à lire.

Voici les éléments à inclure dans votre signature :

• Votre nom complet → commencez par votre prénom et votre nom de famille, afin que les gens sachent exactement à qui ils s’adressent.
• Votre titre ou votre fonction → mentionnez votre titre ou fonction actuelle pour que les destinataires comprennent votre rôle et votre expertise. Si vous avez plusieurs rôles ou titres, choisissez celui qui est le plus pertinent pour la conversation par e-mail.
• Votre entreprise ou organisation → Indiquez le nom de l’entreprise ou de l’organisation pour laquelle vous travaillez, le cas échéant. Cela permet d’établir la crédibilité et le contexte de votre e-mail.
• Vos coordonnées → faites en sorte que l’on puisse vous joindre facilement en indiquant vos principales coordonnées, telles que votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et l’URL de votre site web. Si vous avez plusieurs numéros de téléphone ou adresses électroniques, indiquez ceux qui sont les plus appropriés pour la communication professionnelle.
• Profils de médias sociaux → si vous avez des profils de médias sociaux professionnels, comme LinkedIn ou Twitter, vous pouvez inclure des liens vers ces derniers dans votre signature. Cela permet aux destinataires d’entrer en contact avec vous sur d’autres plateformes et d’en savoir plus sur votre travail et votre expertise.
• Une photo ou un logo professionnel → l’ajout d’une petite photo professionnelle ou du logo de votre entreprise peut contribuer à donner un visage à votre nom et à rendre votre signature plus attrayante sur le plan visuel. Veillez simplement à ce que l’image soit de haute qualité et adaptée à un environnement professionnel.
• Une clause de non-responsabilité ou une déclaration juridique → si votre entreprise l’exige, ajoutez une clause de non-responsabilité ou une déclaration de confidentialité au bas de votre signature. Cela permet de protéger les informations sensibles et de se conformer aux réglementations en vigueur dans le secteur.

En incluant tous ces éléments dans un format clair et concis, votre signature d’e-mail renforcera votre professionnalisme et permettra aux gens d’entrer facilement en contact avec vous au-delà de la boîte de réception.

Avant de commencer à taper et à rédiger des e-mails, il est préférable de prendre un moment pour analyser votre public cible et la raison pour laquelle vous devez l’envoyer. Que voulez-vous que le destinataire fasse après avoir lu votre e-mail ? Partager des informations ? Fixer un rendez-vous ? Donner une mise à jour ?

Nous avons tout prévu ici.

Quel est l’objectif de la rédaction d’un e-mail formel ?

Toute chose à sa raison d’être et les e-mails ne font pas exception à la règle.

Avec des années d’expérience dans le marketing par e-mail et les ventes, nous savons comment rédiger des e-mails formels convaincants qui ouvrent des portes et renforcent votre fidélité. Voici un algorithme simple à suivre tout en étudiant votre public cible :

Quels sont les principes de base de l’étiquette du courrier électronique ?

Les e-mails formels diffèrent des e-mails informels sur un point essentiel : vous devez suivre des règles et des lignes directrices spécifiques pour paraître professionnel. C’est essentiel pour maintenir une image professionnelle et établir des relations solides avec vos destinataires.

Voici quelques conseils à garder à l’esprit.

1. Adressez-vous à vos destinataires avec respect

Adressez-vous toujours à vos destinataires par leur nom et leur titre préférés, si vous les connaissez.

Si vous ne savez pas comment vous adresser à quelqu’un, privilégiez la formalité et utilisez une formule de salutation standard. Vous pouvez choisir l’une des formules mentionnées ci-dessus.

2. N’utilisez pas de mots familiers

Dans un e-mail formel, il est préférable d’éviter l’argot, le jargon ou un langage trop décontracté.

Tenez-vous en à un langage clair, concis et professionnel que tout le monde peut comprendre, quelle que soit sa formation ou son expertise.

3. Vérifiez, parcourez et relisez votre e-mail

Avant d’appuyer sur « envoyer », prenez quelques minutes pour relire votre e-mail afin de détecter les fautes de frappe, les erreurs grammaticales ou les formulations maladroites.

Utilisez des outils de vérification orthographique et grammaticale tels que Grammarly ou Hemingway pour repérer les erreurs qui vous auraient échappé, et lisez votre e-mail à haute voix pour vous assurer qu’il est fluide et cohérent.

4, Laissez les emojis pour votre F&F

Évitez d’utiliser des émoticônes, des émojis ou un formatage excessif comme les majuscules, le gras, l’italique ou le texte coloré.

Si ces éléments peuvent être utiles pour ajouter de la personnalité ou de l’emphase à un e-mail décontracté, ils peuvent sembler non professionnels ou non appropriés dans un contexte formel.

5. Tenez compte des différences culturelles

Si vous envoyez un e-mail à une personne d’une autre culture ou d’un autre pays, il est important de tenir compte des différences potentielles dans les styles de communication, les normes et les attentes.

Ce qui peut être considéré comme poli ou professionnel dans une culture peut être perçu comme impoli ou offensant dans une autre.

6. Adopter un ton respectueux

Faites particulièrement attention à l’humour, au sarcasme ou aux expressions idiomatiques, qui peuvent facilement se perdre dans la traduction ou être mal interprétés d’une culture à l’autre. 

En cas de doute, privilégiez la prudence et tenez-vous en à un langage clair et direct.

Pas le temps d’expliquer. Essayez Reply pour tous vos e-mails (y compris les e-mails formels)

Reply est un peu comme votre assistant personnel de messagerie (avec l’IA et tout ça), qui vous aide à rédiger des e-mails percutants en un rien de temps.

Il dispose de toutes sortes de fonctionnalités pratiques qui facilitent le processus :

1. Des modèles à foison

Reply dispose d’une bibliothèque complète de modèles personnalisables pour tous les types d’e-mails formels auxquels vous pouvez penser : introductions, suivis, notes de remerciement, etc.

Il vous suffit de choisir un modèle, de remplir les blancs et hop, vous avez un e-mail professionnel et soigné prêt à l’emploi.

2. IA SDR

Laissez l’IA SDR de Reply (son nom est Jason si vous ne le connaissez pas) gérer la communication pour vous 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Il peut gérer les conversations et organiser des réunions de manière autonome, ce qui vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus.

3. Coach en écriture IA

Vous n’êtes pas sûr que votre e-mail soit à la hauteur ? L’assistant d’écriture IA de Reply est là pour vous aider. Il vous donnera des suggestions pour améliorer le ton, la structure et la clarté de votre e-mail, afin que vous puissiez l’envoyer en toute confiance.

4. Sensibilisation multicanale

Reply propose un service de sensibilisation multicanal pour vous aider à couvrir toutes les sources de communication. Qu’il s’agisse d’e-mails, de médias sociaux ou d’appels téléphoniques, Reply s’occupe de tout et vous permet d’atteindre votre public où qu’il se trouve.

5. Analyses et perspectives

Vous êtes-vous déjà demandé si vos e-mails étaient lus et si on y répondait ? Grâce à l’analyse des e-mails de Reply, vous pouvez suivre les taux d’ouverture, les temps de réponse et les niveaux d’engagement, afin de savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

6. Une plateforme tout-en-un

Reply est compatible avec tous vos outils et plateformes préférés, comme Gmail, Outlook, HubSpot, Salesforce, etc. Vous pouvez donc l’intégrer de manière transparente à votre flux de travail existant et obtenir davantage de résultats.
Si vous souhaitez améliorer votre messagerie formelle et gagner en efficacité, essayez Reply. Faites confiance à Reply, votre boîte de réception, votre boîte d’envoi et votre santé mentale vous remercieront.

Quels sont les meilleurs exemples d’e-mails formels ?

Qu’il s’agisse de la ligne d’objet ou de la conclusion, ces e-mails couvrent tous les éléments clés d’un e-mail formel gagnant. Que vous écriviez à un collègue, à un client ou à votre patron, vous trouverez de nombreux conseils et astuces à reprendre dans vos propres messages.

Sans plus attendre, examinons quelques exemples d’e-mails formels et voyons ce qui les caractérise :

Exemple 1 : le suivi de la demande d’emploi

Vous avez postulé à l’emploi de vos rêves et vous attendez une réponse. Mais attendez – et si vous ne recevez pas de réponse ?

C’est là qu’un e-mail de suivi amical peut faire toute la différence. Dans cet exemple, nous vous montrons comment vérifier poliment l’état de votre candidature tout en renforçant votre enthousiasme pour le poste.

Ce simple geste peut vous aider à vous démarquer et à garder votre candidature fraîche dans l’esprit du responsable du recrutement.

Cet e-mail de suivi trouve l’équilibre entre le professionnalisme et l’enthousiasme. Il reste positif et clair, et veille à ce que votre message soit transmis de manière respectueuse. Voyons ce qui fait la force de cet e-mail.

Ce qui fonctionne :

• Un objet clair et précis qui rappelle au destinataire la candidature et le poste à pourvoir.
• Un ton poli et enthousiaste qui exprime un intérêt continu pour le poste.
• Bref rappel des qualifications et de l’expérience pertinentes
• Offre de fournir des informations supplémentaires ou de rencontrer le candidat en personne
• Signature professionnelle avec le nom complet et les coordonnées du destinataire

Ce qui ne fonctionne pas :

• Pas de détails spécifiques sur ce qui fait du candidat un bon candidat pour le poste.
• Aucune mention d’une actualité ou d’un développement récent de l’entreprise qui pourrait témoigner d’un intérêt et d’une recherche plus approfondis
• Un langage légèrement générique qui pourrait s’appliquer à n’importe quelle candidature.

Il est préférable d’éviter d’utiliser la formule « J’espère que cet e-mail vous conviendra » – c’est une introduction un peu ennuyeuse.

Exemple 2 : La demande de réunion avec le client

Vous avez besoin d’obtenir l’avis de votre client sur votre projet à venir ? Un e-mail de demande de réunion bien rédigé peut ouvrir la voie.

Dans cet exemple, nous vous expliquons comment demander une réunion pour discuter de votre stratégie marketing pour le quatrième trimestre. Vous verrez comment établir votre ordre du jour, exprimer votre appréciation de l’expertise de votre client et faire en sorte qu’il puisse facilement dire « oui » à votre demande de réunion.

Cet e-mail de demande de réunion est un parfait mélange de respect et de franchise, ce qui permet au destinataire de s’y rallier facilement. Le ton amical et la structure claire en font un message gagnant. Penchons-nous sur les détails qui le rendent si efficace.

Ce qui fonctionne :

• Une ligne d’objet spécifique et exploitable qui énonce clairement l’objectif de l’e-mail.
• Un ton amical et respectueux qui reconnaît le temps et l’expertise du destinataire.
• Liste à puces des points clés à aborder lors de la réunion
• Demande de précisions sur la réunion et proposition d’envoi de l’ordre du jour et des documents
• Signature professionnelle avec le nom complet, le titre, l’entreprise et les coordonnées.

Ce qui ne fonctionne pas :

• Aucune mention de la raison pour laquelle la contribution du destinataire est particulièrement précieuse ou nécessaire
• Aucune date ou plage horaire spécifique n’est proposée pour la réunion.
• Pas d’étape suivante ou d’appel à l’action pour le destinataire.

Exemple 3 : Le suivi de la mise en réseau

Les événements de réseautage peuvent être un véritable tourbillon, mais c’est dans le suivi que se tissent les vraies relations.

Que vous ayez rencontré quelqu’un lors d’une conférence, d’un webinaire ou d’une rencontre occasionnelle, un e-mail de suivi amical peut permettre de poursuivre la conversation. Dans cet exemple, nous vous montrons comment rédiger un message de suivi chaleureux et engageant qui laissera une impression durable.

Cet e-mail de suivi est efficace parce qu’il combine un objet clair et spécifique avec un ton poli et enthousiaste. Il récapitule brièvement l’interaction et suggère clairement la prochaine étape. Examinons les détails qui font de ce suivi de mise en relation une réussite.

Ce qui fonctionne :

• Une ligne d’objet personnalisée qui fait référence à l’événement spécifique, ce qui permet de s’en souvenir facilement.
• Le ton formel et respectueux qui établit le professionnalisme.
• Référence à un sujet de conversation spécifique qui témoigne d’une attention et d’un intérêt véritables.
• L’intention claire d’une interaction future en suggérant une réunion ou un appel, ce qui permet au destinataire de répondre facilement.
• Flexibilité dans la programmation, ce qui témoigne du respect du temps du destinataire et augmente la probabilité d’une rencontre.

Ce qui ne fonctionne pas :

• L’absence de proposition de collaboration spécifique, qui peut donner l’impression que l’e-mail est trop vague ou trop général.
• Pas de suivi des points d’action discutés lors de la première réunion, ce qui manque l’occasion d’en tirer parti.
• Une phrase de clôture générique qui n’ajoute pas beaucoup de valeur ou de spécificité à l’e-mail.
• Aucune mention des avantages mutuels de la poursuite de la conversation, ce qui pourrait donner l’impression que la demande est unilatérale.
• Pas d’appel à l’action clair au-delà de la suggestion d’un rendez-vous, ce qui peut laisser le destinataire dans l’incertitude quant aux prochaines étapes.

Maintenant que nous avons vu quelques exemples d’e-mails formels, vous vous demandez peut-être si vous pouvez utiliser un modèle pour en rédiger un.

Est-il normal d’utiliser un modèle d’e-mail formel ?

La réponse courte est « absolument » !

L’utilisation d’un modèle d’e-mail formel peut vous faire gagner du temps et garantir la clarté et le professionnalisme de votre message. Les modèles sont particulièrement utiles lorsque vous devez envoyer régulièrement des e-mails similaires, comme des suivis, des demandes de réunion ou des demandes d’emploi.

Ils fournissent une structure solide, ce qui vous évite de repartir de zéro à chaque fois.

Mais n’oubliez pas que si les modèles constituent un bon point de départ, il est important de les personnaliser. Ajoutez des détails spécifiques sur le destinataire ou le contexte pour rendre votre courriel authentique.

Votre e-mail se démarque ainsi et montre que vous avez fait des efforts.

N’hésitez donc pas à utiliser ces modèles d’e-mails formels. Il vous suffira d’y apporter quelques modifications pour vous les approprier et obtenir en un rien de temps un message électronique soigné et efficace !

Nos lignes de conclusion 

Dans le monde d’aujourd’hui, où tout le monde est bombardé d’e-mails, la rédaction d’un e-mail bien structuré et percutant est votre atout.

En comprenant les éléments clés d’un e-mail formel, en respectant les meilleures pratiques en matière d’étiquette et en exploitant la puissance d’outils tels que Reply, vous pouvez faire passer votre rédaction d’e-mails formels à la vitesse supérieure.

N’oubliez pas que chaque e-mail formel que vous envoyez est une occasion de faire bonne impression, de nouer des relations solides et d’atteindre vos objectifs.

Prenez donc le temps d’analyser votre public cible, de définir votre objectif et de rédiger un message clair et concis qui trouve un écho auprès de vos destinataires.