E-Mail-Warm-Up 101: Was ist das? Warum ist es wichtig? Und wie es funktioniert es?

Olga Zamiatina 12 Feb 2024

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine richtig schlagfertige E-Mail-Kampagne auf die Beine gestellt. Sie haben eine Reihe personalisierter E-Mails mit aussagekräftigen Betreffzeilen und Call-to-Actions geplant, Sie haben eine Liste interessierter Leads und können es kaum erwarten, loszulegen. Sie klicken auf „Senden“, lehnen sich dann zurück und warten auf die Antworten.

Bloß, es kommt nichts. Sie hören nichts von den Empfängern.. Null Antworten, null Klicks und null Öffnungen. Wie ist das überhaupt möglich?

Nun, gute, personalisierte E-Mails und eine relevante Liste sind wichtig, aber all das ist bedeutungslos, wenn Ihre E-Mails gar nicht erst zugestellt werden. Zwar können mehrere Faktoren Ihre Zustellrate beeinflussen, doch einer der wichtigsten ist die Reputation des Absenders.

Hier kommt E-Mail-Warm-up ins Spiel.

In diesem Beitrag werden wir uns genauer ansehen, was genau das ist, warum es so wichtig ist und wie Sie Ihre E-Mail-Adresse am besten „aufwärmen“ können.

Was ist E-Mail-Warm-Up?

Der Begriff E-Mail-Warm-Up bezieht sich auf die Praxis, eine allmählich steigende Anzahl von E-Mails von einem neuen E-Mail-Konto zu senden, mit dem Ziel, einen positiven Ruf bei E-Mail-Anbietern aufzubauen und so Spam-Filter zu umgehen.

Früher war es möglich, eine E-Mail-Adresse allein anhand der Anzahl der gesendeten E-Mails aufzuwärmen. Wenn ein brandneues E-Mail-Konto am ersten Tag seiner Nutzung 15 E-Mails versendet, erscheint das angemessen. Wenn es jedoch von einem Tag auf den anderen auf einmal tausend E-Mails verschicken würde, würde das verdächtig aussehen. Solange die Zahlen stimmten, konnte man sich einen guten Ruf aufbauen.

Heutzutage berücksichtigen E-Mail-Dienstanbieter (ESPs) zusätzliche Faktoren, wenn sie versuchen, Ihren Ruf zu bewerten. Insbesondere schauen sie sich an, wie die Empfänger mit Ihren Nachrichten umgehen. Werden Ihre E-Mails geöffnet, beantwortet und als wichtig markiert? Oder werden sie ignoriert, gelöscht und als Spam markiert? Um diesen positiven Ruf zu erhalten, muss das E-Mail-Warm-up jetzt zeigen, dass die Empfänger einen Mehrwert in Ihren E-Mails sehen.

Bei der Definition des E-Mail-Warm-ups sind einige wichtige Unterscheidungen zu treffen. Das Warm-up einer brandneuen Domain (z. B. example.com) dauert länger als das Warm-up eines neuen E-Mail-Kontos auf einer bestehenden Domain (z. B. [email protected]). Sie sollten beim Warm-up einer E-Mail-Adresse an beides denken.

Warum müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse warmlaufen lassen?

Sie fragen sich vielleicht, warum Sie sich mit einem separaten E-Mail-Aufwärmprozess beschäftigen sollten. Wenn Sie ohnehin E-Mails versenden wollen, warum sollten Sie dann nicht einfach Ihr neues Konto nutzen, um mit potenziellen Kunden zu kommunizieren (zunächst in geringerem Umfang)?

Im Gegensatz zu einer herkömmlichen E-Mail-Kampagne ist das E-Mail-Warm-up speziell darauf ausgelegt, die Zustellbarkeit zu verbessern. Selbst die besten E-Mail-Marketing-Kampagnen an stark frequentierte Listen können immer noch niedrige Öffnungs- und Antwortraten aufweisen. Es braucht nur ein paar Leute, die Ihre Kampagne als Spam markieren, und schon könnten Sie auf der schwarzen Liste landen.

Es gibt also mehrere Gründe, ein E-Mail-Konto aufzuwärmen, bevor Sie eine Kampagne damit starten.

Das E-Mail-Warm-up verbessert (oder repariert) Ihren Ruf als Absender

Wie bereits erwähnt, geht es beim E-Mail-Warm-up darum, einen positiven Ruf aufzubauen. Um sicherzustellen, dass ihre Benutzer die bestmögliche Erfahrung machen, überprüfen E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook den Ruf eines Absenders, bevor sie seine E-Mail durchlassen.

Wenn Sie ein E-Mail-Konto zum ersten Mal einrichten, hat es einen neutralen Ruf. Von da an wird jede Aktion, die Sie und Ihre E-Mail-Empfänger ausführen, bewertet und zur Beurteilung dieses Rufs herangezogen. Aktionen, die für einen E-Mail-Nutzer wie normale, alltägliche Aktivitäten aussehen (z. B. das Senden und Empfangen einer Handvoll E-Mails pro Tag), tragen zu einem positiven Ruf bei.

Wenn Sie jedoch eine große Anzahl von E-Mails senden, die ignoriert oder als Spam markiert werden, verschlechtert sich Ihr Ruf. Wenn dieser Ruf zu stark leidet, akzeptieren ESPs Ihre E-Mails nicht mehr.

Durch das natürliche Senden und Empfangen von E-Mails hilft Ihnen E-Mail-Warm-up, diesen Ruf aufzubauen, unabhängig davon, ob Sie bei Null anfangen oder versuchen, einen beschädigten Ruf zu reparieren.

E-Mail-Warm-up verbessert die Zustellbarkeit für Vertriebskampagnen

Es gibt viele Faktoren, die zu einer leistungsstarken Verkaufs-E-Mail beitragen. Leider können die Techniken, die in effektiven Verkaufs-E-Mails verwendet werden, bei ESPs rote Flaggen setzen.

Zum Beispiel ist die Verwendung personalisierter Bilder in Ihrer Kontaktaufnahme eine großartige Möglichkeit, die Aufmerksamkeit Ihrer Leser zu gewinnen. Leider verwenden Spammer auch Bilder anstelle von Wörtern, um Filter zu umgehen. Dadurch wird jedes in einer E-Mail enthaltene Bild zu einer potenziellen Red Flag und unterliegt der Überprüfung durch ESPs.

Ebenso enthalten Verkaufs-E-Mails oft einen Link als Teil ihres CTA, sei es, um einen Termin zu buchen oder eine Produktdemo zu sehen. URL-Verkürzungsdienste (wie bit.ly) sind zwar beliebt und lassen Ihre Links viel übersichtlicher aussehen als eine lange, komplizierte Textfolge, werden aber auch von Spammern genutzt, um E-Mail-Empfänger auf eine andere Adresse umzuleiten.

Wenn Sie Best Practices für die E-Mail-Zustellbarkeit befolgen – z. B. sicherstellen, dass mindestens 80 % Ihrer Nachricht aus Text besteht und vollständige Links zu Domains mit hoher Autorität verwenden – können Sie Spam-Filter vermeiden.

Wenn Sie die Platzierung in Ihrem Posteingang weiter verbessern möchten, sollten Sie Ihr Konto mit den E-Mail-Vorlagen und -Signaturen, die Sie für Ihre Öffentlichkeitsarbeit verwenden werden, richtig aufwärmen. Wenn diese Nachrichten geöffnet und beantwortet werden, ist dies ein klares Signal an die E-Mail-Anbieter, dass diese Bilder und Links sicher und vertrauenswürdig sind und an die Posteingänge der Empfänger gesendet werden können.

E-Mail-Warm-Up hilft, Ihre Reichweite schneller zu skalieren

Auch wenn es wie ein zeitaufwändiger Prozess erscheinen mag, verkürzt E-Mail-Warm-Up die Zeit, die Sie für den Aufbau eines guten Rufs benötigen, erheblich. Das manuelle Aufwärmen Ihres E-Mail-Kontos kann in zwei bis drei Wochen erfolgen. Anschließend können Sie mit dem Versand von Kaltakquise-E-Mails beginnen und die Anzahl der E-Mails alle paar Tage schrittweise erhöhen (siehe Beispiel unten für einen 3-Tage-Aufwärmplan).

Der Prozess kann noch schneller abgeschlossen werden, wenn Sie ein spezielles Tool verwenden und diese Aufwärm-E-Mails automatisieren, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden.

Sie können zwar das Aufwärmen überspringen und direkt mit Ihrer E-Mail-Kampagne beginnen, aber es wird lange dauern, bis Sie die positiven Signale sehen, die Ihren Ruf verbessern. Schlimmer noch: Schon ein paar unzufriedene Empfänger können Ihren Ruf ruinieren und den Prozess noch länger dauern lassen.

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So wärmen Sie Ihr E-Mail-Konto auf

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein E-Mail-Konto aufzuwärmen. Sie können dies manuell selbst tun oder den Prozess mit einem speziellen E-Mail-Warm-Up-Tool automatisieren.

Manuelles E-Mail-Warm-Up

Das manuelle Aufwärmen eines E-Mail-Kontos wird oft als die sicherste Option angesehen, da Sie die volle Kontrolle über den Prozess haben. Senden Sie einfach E-Mails an befreundete Konten.

Sie können mit E-Mail-Konten beginnen, die Ihnen gehören, wie z. B. das Hotmail-Konto, das Sie noch aus der Schulzeit haben, oder Ihr persönliches Gmail-Konto. Wenn Sie jedoch nicht rein zufällig über eine große Ansammlung von E-Mail-Konten verfügen, die einfach nur herumliegen, brauchen Sie Unterstützung. Sie könnten sich an Freunde, Familie, Kollegen und alle andere wenden, denen es nichts ausmacht, Ihnen einen Gefallen zu tun. Idealerweise sollten Sie eine möglichst große Anzahl von Konten per E-Mail anschreiben, damit Sie sich bei verschiedenen ESPs einen guten Ruf aufbauen können.

Denken Sie daran, dass auch das Engagement ein entscheidender Faktor ist. Bitten Sie die Empfänger, Ihre Nachrichten zu öffnen, zu beantworten und als wichtig zu markieren. Wenn eine Nachricht im Spam-Ordner landet, bitten Sie sie, sie in den Posteingang zu verschieben und als sicher zu markieren.

Das Aufwärmen Ihres E-Mail-Kontos auf diese Weise ist kostenlos, erfordert jedoch ein wenig Zeit und Geduld (sowie einige sehr verständnisvolle Freunde und Familienmitglieder).

Automatisiertes E-Mail-Warm-Up

Wenn Sie nicht stundenlang manuell E-Mails versenden und beantworten möchten, können Sie jederzeit ein spezielles E-Mail-Warm-Up-Tool verwenden, um den Prozess zu automatisieren. Verbinden Sie einfach Ihr E-Mail-Konto mit dem Dienst und lehnen Sie sich zurück, während Ihr Absender-Ruf wächst.

Dies ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, einen guten Ruf aufzubauen, aber es ist wichtig, das richtige Tool zu wählen. Bevor Sie sich für einen E-Mail-Warm-up-Service anmelden, sollten Sie sich genau ansehen, wie dieser funktioniert. Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie verschiedene Tools in Betracht ziehen.

Verwenden sie echte Konten, um einen guten Ruf aufzubauen, oder verwenden sie kostenlose/temporäre E-Mail-Konten?
Versenden sie echte Nachrichten oder senden sie unverständlichen Unsinn?
Senden und empfangen sie nur Nachrichten oder stellen sie auch sicher, dass diese Nachrichten ordnungsgemäß bearbeitet werden?

All dies kann sich erheblich auf Ihren Absenderruf auswirken.

Checkliste für die Zustellbarkeit von E-Mails (einschließlich bewährter Tools)

Es spielt keine Rolle, wie gut Ihre Vorlage ist oder wie persönlich Ihre E-Mails sind, wenn Ihre E-Mails für den SPAM-Ordner bestimmt sind.

Befolgen Sie diese Checkliste, um sich mit SPAM-Filtern anzufreunden und eine optimale Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu gewährleisten.

Häufige Fehler, die Sie beim E-Mail-Warm-up vermeiden sollten

Selbst mit den besten Absichten kann das E-Mail-Warm-up schiefgehen, wenn Sie nicht aufpassen.

Hier sind einige häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails Ihr Publikum erreichen:

Zu viele E-Mails zu früh → Nichts überstürzen! Wenn Sie sofort eine große Menge an E-Mails versenden, kann das Misstrauen erregen. Fangen Sie klein an, mit nur ein paar E-Mails, und erhöhen Sie die Anzahl dann allmählich. Stellen Sie es sich wie das Aufwärmen vor dem Training vor.
Keine Interaktion mit Ihren E-Mails → E-Mail-Anbieter achten darauf, wie Empfänger mit Ihren E-Mails interagieren. Wenn Ihre Nachrichten nicht geöffnet, beantwortet oder anderweitig genutzt werden, kann dies Ihrem Ruf als Absender schaden. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails interessant sind und zu einer Reaktion anregen.
Unregelmäßige E-Mail-Versendungen → Vermeiden Sie unregelmäßige E-Mail-Zeitpläne. Unregelmäßige E-Mail-Versendungen können verdächtig wirken. Halten Sie sich an ein regelmäßiges Versandmuster, um sich mit der Zeit einen guten Ruf aufzubauen.
Schlechte E-Mail-Inhalte → Achten Sie auf eine spammige Sprache, zu viele Links oder viele Bilder. Halten Sie Ihre Inhalte relevant, wertvoll und professionell. Gute Inhalte tragen dazu bei, dass Ihre E-Mails wahrgenommen werden und Interesse wecken.
Ignorieren des Spam-Ordners → Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre E-Mails im Spam-Ordner landen. Wenn dies der Fall ist, bitten Sie die Empfänger, sie als sicher zu markieren und in den Posteingang zu verschieben. Dies trägt dazu bei, die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu verbessern.
Überspringen der E-Mail-Authentifizierung → Richten Sie E-Mail-Authentifizierungsmethoden wie SPF, DKIM und DMARC ein. Diese helfen zu überprüfen, ob Ihre E-Mails legitim sind, und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass sie als Spam markiert werden.
Überspringen des Aufwärmens für neue Kampagnen → Jede neue E-Mail-Kampagne sollte aufgewärmt werden, auch wenn Sie einen guten Ruf haben. Das Überspringen des Aufwärmprozesses kann Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigen. Nehmen Sie sich die Zeit, E-Mail-Konten richtig aufzuwärmen.

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, sind Sie auf dem besten Weg zu einem erfolgreichen E-Mail-Warm-up. So schaffen Sie die Voraussetzungen dafür, dass Ihre E-Mails Ihre Zielgruppe erreichen und die gewünschten Reaktionen hervorrufen.

Fortschritte bei Ihrer E-Mail-Kontaktaufnahme

Wie bereits erwähnt, dauert es in der Regel 2–3 Wochen, bis Ihr neu erstelltes E-Mail-Konto für die Kontaktaufnahme bereit ist. Wenn Sie einen konsistenten Versandplan einhalten und für eine positive Interaktion sorgen, kann sich Ihr Absender-Ruf noch schneller aufbauen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie gleich am nächsten Tag eine umfassende Kaltakquise-Kampagne starten können. Wenn Sie die Anzahl der gesendeten E-Mails übereilt erhöhen, kann dies zu Problemen bei der Zustellbarkeit führen und Ihrem Ruf ernsthaft schaden.

In diesem Fall gibt es zwei Dinge zu beachten:

Zunächst sollten Sie das Versandvolumen schrittweise erhöhen, um keine Warnsignale auszulösen. Sie können den oben aufgeführten Zeitplan befolgen, um die Anzahl der täglich versendeten E-Mails kontinuierlich zu erhöhen und Ihre Reichweite sicher zu skalieren.
Zweitens sollten Sie Ihre Aufwärmphase auch dann aktiviert lassen, wenn Sie bereits die gewünschte Zustellrate erreicht haben. Indem Sie zusammen mit Ihren Kalt-E-Mails automatisierte Nachrichten versenden, die eine hohe Interaktion garantieren, gleichen Sie mögliche Änderungen in Ihrer Absenderbewertung aus.

Abschließende Gedanken

Auch wenn es vielleicht nicht das Erste ist, woran Sie denken, wenn es um Sales und Cold Mails geht, ist das E-Mail-Warm-up ein wesentlicher Bestandteil jeder E-Mail-Kampagne. Sowohl vor als auch während Ihrer Kaltakquise verbessert das E-Mail-Warm-up die Zustellbarkeit und sorgt dafür, dass potenzielle Kunden Ihre E-Mail eher sehen.